Wydatki

Czy problem wydatków dotyczy tylko biznesu? Czy tylko w przypadku zakupów w prywatnych przedsiębiorstwach warto rozmawiać na temat oszczędności? Oczywiście że nie. Jednostki administracji publicznej są aktywnym i znaczącym graczem na rynku. Niektóre z nich (te większe) mają budżety zbliżone do przedsiębiorstw, a co za tym idzie spory potencjał budowania przewag negocjacyjnych w kontaktach z wykonawcami. Kluczową sprawą jest wykorzystanie technik oraz narzędzi (w tym platform zakupowych) pozwalających na podejmowanie efektywnych działań i decyzji zakupowych.

Regulamin zamówień do 30.000 EUR

Punktem wyjścia są często regulacje wewnętrzne, w których znajdziemy odpowiedź na pytanie, w jaki sposób powinny być dokonywane zakupy w zależności od kwoty. Temat omawiany obszernie w moich wcześniejszych publikacjach, np. tutaj. Oczywiście istotna jest kontrola wydatkowania środków pieniężnych, transparentność oraz dobra organizacja. Dobry regulamin jest wręcz podstawą sprawnie funkcjonujących zakupów poniżej ustawowego progu. Jednak realizacja postępowań zgodnie z regulaminem nie może być celem samym w sobie.

Dogrywki w e-zamówieniach

Działając profesjonalnie można kupować taniej produkty oraz usługi lepszej jakości. Wystarczy trzymać się najlepszych praktyk. Kluczową sprawą jest nieograniczanie rynku oraz wykorzystanie istniejącej konkurencji, co w wielu sytuacjach stanowi klucz do sukcesu. W praktyce zamiast rozmawiać tylko z jednym wykonawcą, warto skierować zapytania ofertowe do kliku firm. Daje to zdecydowanie większe możliwości w zakresie wyboru optymalnej oferty handlowej. Kolejną sprawą są dogrywki. Zdecydowana większość ofert zawiera na wejściu pewną górkę, z której wykonawcy schodzą w toku prowadzonych negocjacji lub aukcji elektronicznych. Nie warto wybierać oferty na podstawie pierwszej oferty handlowej. Warto natomiast w każdej sytuacji próbować taką ofertę poprawić z punktu widzenia zamawiającego. Bardzo skutecznym narzędziem w powyższym kontekście są aukcje elektroniczne prowadzone na podstawie zebranych ofert.

Efektywna administracja

Wynik? Niższe koszty zakupu lub większa wartość nabywanych produktów i usług. Zwykle już proste działania przynoszą wymierne korzyści. Nie tylko biznes jest w stanie efektywnie zarządzać wydatkami, ale także administracja publiczna. Nowoczesne platformy przetargowe (portal e-usług) zdecydowanie wspierają pracę w tym zakresie.