Aukcja elektroniczna to swego rodzaju dogrywka pomiędzy potencjalnymi wykonawcami zamówienia publicznego. Jej cel jest jasny: ulepszenie złożonych ofert. W ramach aukcji może dojść do poprawienia ofert w zakresie objętym aukcją. Właściwie jest to jedyny sposób na modyfikację ofert, które zostały złożone w postępowaniu. Z tego względu organizacja aukcji nierzadko przekłada się na uzyskanie możliwości realizacji zamówienia na korzystniejszych zasadach niż te, które pierwotnie przewidziano w ofertach. W jaki więc sposób zorganizować aukcję elektroniczną?
Kiedy można przeprowadzić aukcję elektroniczną?
Zgodnie z art. 227 ust. 1 Prawa zamówień publicznych aukcja elektroniczna może zostać przeprowadzona w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Aukcję dopuszcza się także w ramach dynamicznego systemu zakupów i systemu kwalifikowania wykonawców. W pozostałych przypadkach skorzystanie z tego mechanizmu nie jest dopuszczalne. Ustawodawca wykluczył również aukcję, kiedy materią zamówienia są usługi lub roboty budowlane, których przedmiotem są świadczenia o charakterze intelektualnym, których nie można sklasyfikować za pomocą metod automatycznej oceny. Natomiast wtedy, gdy ustawodawca pozostawił zamawiającemu możliwość sięgnięcia po aukcję elektroniczną, to ma on pełną swobodę w korzystaniu z tego narzędzia. Musi jednak pamiętać, aby spełnić wszelkie wymagania przewidziane dla aukcji elektronicznej przez Prawo zamówień.
Właściwe poinformowanie o aukcji elektronicznej
Z technicznego punktu widzenia kluczowe jest zamieszczenie informacji o zamiarze przeprowadzenia aukcji elektronicznej w ogłoszeniu o zamówieniu. W takim ogłoszeniu trzeba zawrzeć co najmniej:
- elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej, pod warunkiem, że elementy te są wymierne i mogą być wyrażone w postaci liczbowej lub procentowej;
- wszelkie ograniczenia co do przedstawianych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia;
- informacje, które zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej, oraz – w stosownych przypadkach – termin ich udostępnienia;
- informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;
- warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować, w szczególności minimalne wartości postąpień, które wymagane będą podczas licytacji;
- informacje dotyczące parametrów wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń.
Jak zorganizować aukcję?
Jednak w praktyce ważniejsze jest ustalenie czy warunki zamówienia w ogóle nadają się do wyboru jego wykonawcy w trybie aukcji elektronicznej. Otóż na mocy przywoływanego już art. 227 ust. 2 p.z.p. aukcję przeprowadza się tylko wówczas, gdy warunki zamówienia (w szczególności opis przedmiotu zamówienia) są określone w dokumentach zamówienia w sposób precyzyjny i świadczenia mogą być sklasyfikowane za pomocą metod automatycznej oceny. Warunkiem dopuszczalności aukcji jest również złożenie co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu. To właściwie oczywisty warunek, gdyż w przeciwnym przypadku aukcja po prostu nie ma sensu.
Poprawne ustalenie kryteriów oceny ofert jest niezwykle istotne dla prawidłowego przeprowadzenia aukcji. „Automatyczność” oceny jest tu wręcz kluczowa – zwłaszcza, gdy weźmiemy pod uwagę, że aukcja polega na „podbijaniu” elementów, które zostały przeznaczone do oceny. Zgodnie z przepisami Prawa zamówień aukcja elektroniczna może opierać się na następujących elementach ofert:
- cenach, jeżeli jedynym kryterium oceny ofert w postępowaniu jest cena;
- cenach lub nowych wartościach elementów ofert wskazanych w dokumentach zamówienia, jeżeli kryteriami oceny ofert w postępowaniu są kryteria jakościowe albo najniższy koszt.
Aukcję przeprowadza się w systemie informatycznym wykorzystywanym do udzielania zamówień przez zamawiającego. Można ją rozpocząć po dokonaniu wstępnej oceny ofert z punktu widzenia kryteriów udzielenia zamówienia oraz przypisanej im wagi.