Gospodarzem postępowania w przedmiocie wyboru wykonawcy zamówienia publicznego jest zamawiający. W praktyce pociąga to za sobą szereg szczegółowych konsekwencji – i to na wszystkich etapach postępowania oraz wykonywania umowy w sprawie zamówienia. Z drugiej strony nigdy nie znaczy to, że zamawiający może działać arbitralnie. Jest ograniczony przez przepisy prawa, a także przez warunki, które sam ustalił w dokumentach postępowania, zwłaszcza w tych, które inicjują procedurę. Dobrym przykładem może tu być definicja najkorzystniejszej oferty, którą musi kierować się zamawiający. Co to znaczy?
Stosunek jakości do ceny a problem najkorzystniejszej oferty
Jak stanowi art. 239 ust. 2 Prawa zamówień publicznych najkorzystniejsza oferta to ta, która przedstawia najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem. Jednocześnie zamawiający nie może dowolnie, jedynie według własnego uznania, wybrać wykonawcy przedstawiającego – jego zdaniem – najlepszą ofertę. Kluczowe pozostają tu kryteria oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia (art. 239 ust. 1 p.z.p.), które zawsze muszą zostać określone w sposób jednoznaczny i zrozumiały (art. 240 ust. 1 p.z.p.), tak aby zamawiający nie miał nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty, umożliwiając jednocześnie weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach (art. 240 ust. 2 p.z.p.).
Wobec takiej treści przepisów Prawa zamówień publicznych jasne jest, że zamawiający co prawda ma prawo i obowiązek samodzielnego ustalenia treści kryteriów oceny ofert, ale z drugiej strony kryteria te muszą umożliwiać wybór najkorzystniejszej oferty – czyli oferty przedstawiającej najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem. Kiedy więc taki stosunek zachodzi? Okazuje się, że sporo zależy tu od konkretnych uwarunkowań danego postępowania.
Nie chodzi o najniższą cenę
W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że oferta zawierająca najniższą cenę nie staje się przez sam ten fakt ofertą najkorzystniejszą. Chociaż ciągle pokusa decydowania o wyborze wykonawcy na podstawie ceny – zwłaszcza w perspektywie problemu budżetowych wielu zamawiających – jest duża, to jednak nie należy jej ulegać. W zamówieniach publicznych, w zakresie wyboru najkorzystniejszej ofertą, liczą się cena, koszt i jakość. Jedynie wyjątkowo, po spełnieniu przesłanek z art. 246 ust. 1 p.z.p., kryteria wyboru oferty mogą zostać zawężone tylko do (najniższej) ceny. Zamawiający powinien szeroko spojrzeć na problem wyboru oferty, uwzględniając różnorodne aspekty podejmowania tej – bądź co bądź trudnej – decyzji.
To zamawiający dobiera kryteria
W zamówieniach publicznych często pojawia się napięcie pomiędzy swobodą zamawiającego, który jako gospodarz postępowania ma prawo podejmować decyzje uznawane przez siebie za słuszne, a jego obowiązkiem przestrzegania przepisów prawa. Napięcie tu również pojawia się w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty. Owszem, zamawiającego zawsze obowiązują wskazane powyżej reguły, ale z drugiej strony to on dobiera kryteria oceny ofert. Uprawnieniem zamawiającego pozostaje wybór kryteriów oceny najbardziej adekwatnych do przedmiotu i charakteru zamówienia.
Po dokonaniu tej decyzji pojawia się konieczność jej poprawnego przeniesienia do treść dokumentów zamówienia. Nie wolno lekceważyć wagi tego momentu. Nawet najlepiej zaplanowane zamówienie nie zostanie dobrze przeprowadzone, jeżeli dokumentacja postępowanie nie zostanie poprawnie napisana. Zasada pisemności jest jedną z najważniejszych w zamówieniach publicznych, dlatego wszelkie niedociągnięcia w tym zakresie przekładają się w najlepszym wypadku na konieczność wyjaśniania treści oferty – co często przedłuża postępowanie, stanowiąc przy tym dodatkową pracę na obsługujących procedurę – w najgorszym zaś do ujawnienia się szeregu mankamentów na etapie wykonywania umowy, a nawet później.