Gospodarzem postępowania w przedmiocie wyboru wykonawcy zamówienia publicznego zawsze jest zamawiający. To na nim spoczywa obowiązek takiego przygotowania i przeprowadzenia stosownej procedury, aby była ona zgodna z prawem. Jednak sama zgodność z prawem to za mało. Wybrany wykonawca powinien dawać gwarancję poprawnej i efektywnej realizacji zamówienia. Aby to osiągnąć należy odpowiednio skonstruować kryteria, według których zostaną ocenione złożone oferty. Jak to zrobić? O czym nie wolno zapomnieć?

Nie każde kryterium jest dopuszczalne

To w jaki sposób należy opisać kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty jest wypadkową zasad doboru tychże kryteriów. Zamawiający nie może ustanowić kryteria oceny wynikający wyłącznie z jego subiektywnych zapatrywań. Kluczową regułę w tym zakresie wyraża art. 241 Prawa zamówień publicznych, zgodnie z którym:

• kryteria oceny ofert muszą być związane z przedmiotem zamówienia;
• związek kryteriów oceny ofert z przedmiotem zamówienia istnieje wówczas, gdy kryteria te dotyczą robót budowlanych, dostaw lub usług, będących przedmiotem zamówienia w dowolnych aspektach oraz w odniesieniu do dowolnych etapów ich cyklu życia, w tym do elementów składających się na proces produkcji, dostarczania lub wprowadzania na rynek, nawet jeżeli elementy te nie są istotną cechą przedmiotu zamówienia;
• kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej.

Z jednej więc strony między określonymi przez zamawiającego kryteriami oceny, a samym zamówieniem musi istnieć związek. Zamawiający więc najpierw musi precyzyjnie ustalić, co – mówiąc kolokwialnie – chce zamówić, a więc jakie roboty budowlane zrealizować albo jakie dostawy lub usługi uzyskać. Dopiero, gdy to zostanie ustalone można przejść do konstruowania kryteriów oceny oferty. Z drugiej jednak strony zamawiający ma pewną swobodę. W końcu ustawodawca zezwala, aby wybrane kryteria dotyczyły dowolnego aspektu zamówienia, co w praktyce daje sporo możliwości takiego opracowania kryteriów oceny oferty, aby rzeczywiście spełniała ona uzasadnione oczekiwania zamawiającego. Zamawiający więc powinien umiejętnie korzystać z możliwości pozostawionych mu przez ustawodawcę.

Opis musi być jednoznaczny i zrozumiały

Jednocześnie samo opracowanie kryteriów oceny oferty to nie wszystko. Liczy się jeszcze ich odpowiednie zredagowanie, które pozwoli na włączenie tychże kryteriów do dokumentów postępowania. Tu z kolei najważniejszą rolę odgrywa art. 240 Prawa zamówień publicznych, wprowadzających dwie ważne zasady:

• zamawiający opisuje kryteria oceny ofert w sposób jednoznaczny i zrozumiały;
• kryteria oceny ofert i ich opis nie mogą pozostawiać zamawiającemu nieograniczonej swobody wyboru najkorzystniejszej oferty oraz umożliwiają weryfikację i porównanie poziomu oferowanego wykonania przedmiotu zamówienia na podstawie informacji przedstawianych w ofertach.

Po pierwsze więc kryteria oceny ofert nie powinny budzić wątpliwości. Gdyby zaś takie wątpliwości się pojawiły, zastosowanie znajdzie instytucja wyjaśnień treści oferty. Po drugie zaś kryteria oceny nie mogą pozwalać na wybór dowolnej spośród złożonych ofert. W tym celu niezbędne jest nie tylko jasne sformułowanie ich treści, ale również takie ich opracowanie, aby dzięki zastosowaniu kryteriów możliwe było rzeczywiste porównanie złożonych ofert. W końcu tylko takie porównanie pozwala na wybór wykonawcy zamówienia spośród oferentów.

Tym samym kryteria oceny ofert w istocie stanowią sposób na ograniczenie swobody zamawiającego, będąc istotnym instrumentem efektywnej realizacji zamówień publicznych. Od treści opisu w decydującej mierze zależy, który z oferentów wygra postępowanie, stając się – najpewniej – wykonawcą zamówienia publicznego. Stąd zawsze kryteria oceny muszą być przygotowane na wysokim poziomie, pozwalającym na wybór najlepszej spośród złożonych ofert.