Sięganie po doświadczenie przedsiębiorców zdecydowanie pozytywnie przekłada się na realizację zamówień publicznych. Przepisy prawa dają wiele możliwości korzystanie z typowo biznesowego know-how. Jedną z nich jest wybór wykonawcy zamówienia publicznego w trybie negocjacji z ogłoszeniem. Czy charakteryzuje się ten tryb? Jak z niego poprawnie skorzystać?

Definicja negocjacji z ogłoszeniem

Definicja negocjacji z ogłoszeniem została zawarta w art. 152 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy, zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, prowadzi z nimi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert wstępnych, ofert składanych na etapie negocjacji, po zakończeniu których zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych. Ponadto prawem zamawiającego pozostaje udzielenie zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez negocjacji. Aby skorzystać z tej możliwości niezbędne jest uczynienie stosownego zastrzeżenia w ogłoszeniu o zamówieniu.

Kiedy można przeprowadzić negocjacje z ogłoszeniem?

Zamówienie w trybie negocjacji z ogłoszeniem może zostać udzielone tylko w ściśle określonych przypadkach. Nie jest to więc tryb, z którego zamawiający ma prawo skorzystać na podstawie własnego uznania. Jego zastosowanie jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy pojawi się co najmniej jedna z następujących okoliczności:

• rozwiązania dostępne na rynku nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb zamawiającego;
• roboty budowlane, dostawy lub usługi obejmują rozwiązania projektowe lub innowacyjne;
• zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na szczególne okoliczności dotyczące jego charakteru, stopnia złożoności lub uwarunkowań prawnych lub finansowych, lub z uwagi na ryzyko związane z robotami budowlanymi, dostawami lub usługami;
• jeżeli zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny sposób przez odniesienie do określonej normy, europejskiej oceny technicznej lub referencji technicznej;
• w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego lub przetargu ograniczonego – z określonych przez ustawodawcę powodów – nie udało się wybrać wykonawcy lub zamawiający unieważnił postępowanie z tego powodu, że cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższała kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a jednocześnie zamawiający nie mógł zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty.

Negocjacje – istota omawianego trybu

Jak sama nazwa wskazuje istotą omawianego tu trybu postępowania są negocjacje. Ich istotą jest pozyskanie przez zamawiającego wiedzy o faktycznych realiach realizacji zamówienia, którym jest zainteresowany. Negocjacje z ogłoszeniem mają więc sens wtedy, gdy rzeczywiście przedmiot zamówienia jest na tyle niestandardowy, gdy nie da się go w prosty sposób pozyskać na rynku. Dzięki zdobytym w czasie negocjacji wiadomościom zamawiający jest w stanie tak sporządzić specyfikację warunków zamówienia, że będzie ona zarówno odpowiadać jego potrzebom, jak i umożliwi ich zaspokojenie. Połączenie tych dwóch elementów w realiach niestandardowych zamówień publicznych nigdy nie jest prostym zadaniem.

Nie należy zapominać, że wykorzystanie potencjału negocjacji z ogłoszeniem wymaga od zamawiającego pewnego wysiłku. Wiąże się on przede wszystkim z przeciwdziałaniem sytuacjom, które mogłyby stanowić naruszenie konkurencji czy faworyzowanie któregoś z negocjujących przedsiębiorców. Ustawodawca jasno stanowi, że w negocjacji z ogłoszeniem nie można tak prowadzić, aby niektórzy wykonawcy zyskali przewagę kosztem pozostałych. Konsekwencją takiego zakazu jest m.in. obowiązek zamawiającego równoczesnego poinformowania wszystkich wykonawców o wynikach kwalifikacji ofert do kolejnego etapu. W takiej informacji należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne.