Przygotowanie postępowania w sprawie zamówienia publicznego zawsze jest sporym wyzwaniem dla zamawiającego. Sprostanie mu wymaga nie lada wiedzy i umiejętności. Skala wyzwań związanych z zamówieniem rośnie wprost proporcjonalnie do złożoności samego przedmiotu zamówienia. Nie raz, aby wybrać najlepszego wykonawcę, który zrealizuje zamówienie na bardzo wysokim poziomie niezbędne jest wykazanie się przez pracowników zamawiającego naprawdę dobrą znajomością branży i różnych „technikaliów”. Stąd często tak dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie wstępnych konsultacji rynkowych. Na czym one polegają?

Istota wstępnych konsultacji rynkowych

Na podstawie art. 84 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, może przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. W żadnym wypadku konsultacje takie konsultacje nie są obowiązkiem zamawiającego. Ma on pełną swobodę przy podejmowaniu decyzji o sięgnięciu po tę instytucję Prawa zamówień publicznych.

Nie zmienia to faktu, że wstępne konsultacje stanowią cenne narzędzie wsparcia zamawiających przy przygotowywaniu postępowania, które następnie przekładają się na zwiększenie efektywności samej procedury. Dzięki przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych zamawiający zyskuje dobre rozeznanie w sytuacji panującej na danym rynku, możliwościach potencjalnych wykonawców oraz w technicznych i organizacyjnych aspektach realizacji zamówienia. Dlatego, zwłaszcza w przypadku bardziej złożonych zamówień, warto rozważyć przeprowadzenie takich konsultacji.

Jak przeprowadza się wstępne konsultacje rynkowe?

Sposób przeprowadzenia wstępnych konsultacji reguluje przede wszystkim art. 84 ust. 3 p.z.p. Zgodnie z jego treścią prowadząc konsultacje rynkowe, zamawiający może w szczególności korzystać z doradztwa ekspertów, władzy publicznej lub wykonawców. Doradztwo to może być wykorzystane przy planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości.

Dzięki temu zamawiający może, w ramach wstępnych konsultacji, zwrócić się do szerokiego kręgu podmiotów. Zresztą powyższy katalog ma jedynie przykładowy charakter, na co jednoznacznie wskazuje użyte przez ustawodawcę określenie „w szczególności”. To zamawiający samodzielnie zakreśla krąg podmiotów, do których zwróci się podczas wstępnych konsultacji. Dokonując tego wyboru powinien kierować się przede wszystkim charakterem danego postępowania. W przeciwnym razie może okazać się, że pozyskane przez niego wiadomości będą mało przydatne.

Wstępne konsultacje rynkowe a uczciwa konkurencja

Przedsiębiorcy biorący udział we wstępnych konsultacjach rynkowych siłą rzeczy zyskują przewagę nad innymi wykonawcami – o ile oczywiście zdecydują się na złożenie swoich ofert w samym postępowaniu zmierzającym do udzielenia zamówienia publicznego. Z punktu zaś widzenia zamawiającego kwestia ta nie ma większego znaczenia. Zawsze musi on zadbać o to, aby przebieg wstępnych konsultacji rynkowych nie prowadził do zaburzenia konkurencji.  Należy na to uważać zwłaszcza przy wykorzystywaniu informacji pozyskanych od przedsiębiorców przy konstruowaniu dokumentów zamówienia.

Jedną z podstawowych form redukcji potencjalnie negatywnego wpływu wstępnych konsultacji rynkowych na zachowanie uczciwej konkurencji jest obowiązek zamieszczenia informacji o konsultacjach w ogłoszeniu o zamówieniu, poprzez złożenie stosownego oświadczenia. Informację tę, wraz z wykazem podmiotów biorących udział w konsultacjach, zamieszcza się także w protokole postępowania. Ustawodawca nie wymaga od zamawiającego podawania jakichkolwiek bardziej szczegółowych danych, poza samą informacją o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych. Nie trzeba więc referować ich wyniku, w tym pozyskanych danych.