Aukcje elektroniczne, to szybki i prosty sposób na duże oszczędności w zamówieniach publicznych. Z roku na rok udział tych postępowań we wszystkich trybach zamówień na platformie zakupowej systematycznie wzrasta. Coraz więcej urzędów i instytucji sektora publicznego dostrzega realne oszczędności wynikające z obniżenia przez wykonawców cen o 10-30%, przy zastosowaniu tego trybu zamówienia. Naocznym przykładem efektywności zakupowej tego rozwiązania jest Urząd Miejski w Sosnowcu.

Platforma komercyjna

Już na wstępnym etapie elektronizacji podjęta została decyzja, iż proces e-zamówień będzie wspomagany z wykorzystaniem profesjonalnego, komercyjnego systemu informatycznego.

– W Urzędzie Miejskim w Sosnowcu od 2018 r. użytkujemy nieprzerwanie platformę przetargową pzp24.pl. – mówi Michał Zastrzeżyński, Zastępca Prezydenta Miasta Sosnowca. – Mamy za sobą przeprowadzonych kilkaset postępowań w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych z wykorzystaniem tego rozwiązania. Wybrana przez nas platforma zakupowa znajduje zastosowanie także w odniesieniu do postępowań, dla których nie mają zastosowania przepisy wymienionej ustawy.

Aukcje elektroniczne na platformie zakupowej pzp24.pl

Jedną z funkcjonalności oferowanych przez platformę zakupową jest możliwość przeprowadzenia aukcji elektronicznej.   Niestety  rozwiązanie to, mimo iż generuje bardzo wysokie oszczędności zamawiającym, wciąż  sporadycznie wykorzystywane jest przez jednostki samorządu terytorialnego. W Urzędzie Miejskim w Sosnowcu na przestrzeni kilku ostatnich lat oszczędności wygenerowane dzięki aukcjom elektronicznym wyniosły w naszym urzędzie ponad 40 mln złotych. Kwota uzyskanych przez miasto oszczędności jest bardzo duża, a jej osiągnięcie nie mogłoby się odbyć bez funkcjonalności oferowanych przez komercyjną platformę

Od 2018 r.  Urząd Miejski w Sosnowcu przeprowadził kilkadziesiąt aukcji elektronicznych w obszarze e-zamówień, z których znaczna część dotyczyła postępowań, które były współfinansowane ze środków zewnętrznych.  Aukcje te był przedmiotem kontroli zarówno Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, jak i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego. W żadnej z przeprowadzonych kontroli nie zgłoszono jakiekolwiek zastrzeżeń do procesu prowadzonych aukcji elektronicznych.

Testowanie przed zakupem i wsparcie help desk  po zakupie

Zamawiający mają możliwość nie tylko zasięgnąć opinii o platformie zakupowej pzp24.pl wśród urzędów i instytucji, które korzystają już z tego narzędzia, ale również mogą przetestować je osobiście.

Platform pzp24.pl oferuje możliwość udziału w aukcji testowej dostępnej przed uruchomieniem aukcji zasadniczej. Rozwiązanie to pozwoliło  na przetestowanie jej przebiegu oraz praktyczne przećwiczenie sposobu składania postąpień. Dzięki temu w toku aukcji zasadniczej ryzyko pomyłki było minimalne i wszystko przebiegło bez zastrzeżeń. Osiągnięte wyniki to efekt  to i zaangażowania pracowników urzędu, ale również przy pełnym wsparciu zespołu specjalistów pzp24.pl.

 Platforma zakupowa pzp24.pl dużo uwagi poświęca najwyższej jakości obsłudze klienta.  Poprzez telefoniczną  obsługę i czat udziela zamawiającym profesjonalnego wsparcia IT w sprawnym wyjaśnieniu przyczyn i rozwiązaniu zgłoszonych problemów.

Intuicyjność rozwiązań na platformie zakupowej pzp24.pl

Złożenie oferty, jej wycofanie oraz złożenie na nowo na platformie zakupowej pzp24.pl są na tyle proste i intuicyjne, że dla większości osób nie stanowią najmniejszego problemu. Z punktu widzenia zamawiającego nie ma problemu z założeniem nowego postępowania, jego zmianą, otwarciem ofert. – potwierdza Michał Zastrzeżyński – Sposób zabezpieczenia oferty oraz ich deszyfracji jest nie tylko intuicyjny, ale przede wszystkim transparentny.

Platforma pzp24.pl posiada również szereg innych elementów ułatwiających jej użytkowanie.  Jednym z nich jest moduł archiwizacyjny umożliwiający archiwizację prowadzonych postępowań.

Wciąż dodawane są nowe, użyteczne dla zamawiających funkcjonalności. Jedną z ostatnich jest możliwość automatycznego publikowania kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Podsumowanie

Reasumując można stwierdzić, iż wykorzystywana przez Urząd Miejski w Sosnowcu platforma zakupowa pzp24.pl spełnia wszelkie oczekiwania związane z efektywnym prowadzeniem zamówień publicznych.  Jest nie tylko zgodna z wymaganiami ustawowymi.  Ułatwia  prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i generuje duże oszczędności.

Artykuł powstał na podstawie materiałów i rozmów
z Michałem Zastrzeżyńskim,
Zastępcą Prezydenta Miasta Sosnowca.