Zamawiający nie może ingerować w treść oferty złożonej mu przez wykonawcę. Jedynie w ściśle określonych przypadkach i po wyrażeniu zgody przez wykonawcę taka ingerencja jest dopuszczalna. Klasycznym przykładem pozostaje tutaj poprawa „oczywistych omyłek”. Nie zmienność oferty to jedno, natomiast jej przejrzystość to drugie. Nierzadko zdarza się, że treść oferty wzbudzi wątpliwości, obok których zamawiający nie może przejść obojętnie, jeżeli chce prawidłowo wyłonić wykonawcę. Co zatem powinien on zrobić?

Obowiązek czy uprawnienie zamawiającego do żądania wyjaśnień?

Zgodnie z art. 223 ust. 1 p.z.p. w badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Jednocześnie niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty. Bez wątpienia więc w wyniku wyjaśniania treści złożonej oferty nie może dojść do jakichkolwiek jej modyfikacji – za wyjątkiem poprawienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych. Zawsze w procedurze tej chodzi o rozwianie wątpliwości odnoszących się do przedłożonej oferty, a nie o modyfikowanie jej treści. Stąd dosłowne, językowe znaczenie oferty musi stanowić tutaj punkt wyjścia.

Bardzo istotnym problemem związanym ze stosowaniem art. 223 ust. 1 Prawa zamówień publicznych pozostaje ustalenie, czy zamawiający w momencie, gdy poweźmie wątpliwości co do treści oferty ma obowiązek, czy też uprawnienie do zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienia. Z językowego punktu widzenia wydawałoby się, że powinna przeważać druga z tych opcji. W końcu ustawodawca użył terminu „może”, który najczęściej wyraża uprawnienie, a nie obowiązek. Tymczasem Krajowa Izba Odwoławcza wskazuje, iż istnienie wątpliwości co do treści oferty zobowiązuje, a nie jedynie uprawnia zamawiającego do wystąpienia o takie wyjaśnienia. Nie można bowiem odrzucić oferty, co do której zgodności z SWZ zachodzą jedynie wątpliwości (wyrok KIO z dnia 31 marca 2026 roku, sygn. akt 747/26).

Rozwiązując tę trudność można przyjąć, iż co prawda z literalnego punktu widzenia wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień treści oferty jest uprawnieniem zamawiającego, ale równocześnie ma on obowiązek rzetelnego zbadania wszystkich przedłożonych ofert. Naruszenie tego obowiązku jest z kolei poważnym przekroczeniem ram wyznaczonych przez ustawodawcę w p.z.p. Dlatego bez wątpienia, w przypadku wątpliwości co do treści oferty, należy je wyjaśnić.

Jak sformułować wezwanie do wyjaśnień?

Inicjatywa w zakresie wyjaśnień wątpliwości odnoszących się do treści oferty należy do zamawiającego. Wykonawca nie może wymagać od zamawiającego skierowania wezwania o wyjaśnienia, ani tym bardziej samodzielnego dokonania wyjaśnień złożonej przez siebie oferty. Natomiast zamawiający, który zdecyduje się na wdrożenie omawianego tu rozwiązania musi w jednoznaczny sposób sformułować, jakie dokładnie wątpliwości dostrzegł w ofercie. Również w tym przypadku – analogicznie, jak do formułowania wezwania do wyjaśnień rażąco niskiej ceny – musi precyzyjnie określić, jakie dokładnie ma wątpliwości. Bez tego nie może wymagać od wykonawcy jednoznacznych wyjaśnień.

Ważnym elementem wezwania do wyjaśnień pozostaje ustalenie terminu na odpowiedź. Ustawodawca nie zakreślił tu żadnych, nawet przykładowych terminów. Powinien on mieć charakter realny, a więc taki, w którym wykonawca będzie miał rzeczywistą możliwość udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania zamawiającego. Długość wyznaczonego terminu musi być proporcjonalna do zakresu sformułowanych wątpliwości, jakie wykonawca ma wyjaśnić. Wykonawca ma prawo wnioskować o przedłużenie tego terminu, ale przychylenie się do takiej prośby pozostaje w gestii zamawiającego. Natomiast udzielenie odpowiedzi przez wykonawcę po upływie wyznaczonego terminu, co do zasady, nie mogą zostać uwzględnione przez zamawiającego.