Z punktu widzenia sprawności wyboru wykonawcy zamówienia publicznego precyzja dokumentacji postępowania publikowanej wraz z jego rozpoczęciem – przykładowo specyfikacji warunków zamówienia – jest niezwykle istotna. Jeżeli nie uda się osiągnąć odpowiedniego stopnia precyzji bądź ważne okoliczności nie zostaną od razu wskazane w dokumentacji, zamawiający powinien spodziewać się pytań ze strony potencjalnych wykonawców. Ich złożenie wydłuża procedurę wyboru wykonawcy – o ile pytania zostaną złożone w odpowiednich terminach. Jak je obliczać?
Wyjaśnienie SWZ – ustawowe terminy
W praktyce kluczowe znaczenie dla wyjaśniania treści SWZ ma art. 135 Prawa zamówień publicznych. Ustawodawca w tym przepisie jasno potwierdza, że wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie tegoż dokumentu. Jednak chodzi tu o „wyjaśnianie”, co zakłada uprzednie zaistnienie wątpliwości co do treści specyfikacji. Jeżeli takiej wątpliwości nie da się racjonalnie wykazać, to można przyjąć, że zainteresowany złożeniem oferty tak naprawdę dąży do przedłużenia terminu składania ofert, a nie do realnego uzyskania wyjaśnień. Tego rodzaju praktyki nie są objęte ochroną prawną.
Jednocześnie zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień tylko wówczas, gdy pytanie wpłynęło do niego w odpowiednim terminie. W przypadku zamówień „unijnych” termin ten wynosi 14 albo 7 dni przed upływem terminu składania ofert. Wówczas zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi niezwłocznie, nie później jednak niż przed upływem sześciu albo czterech dni przed upływem terminu składania ofert. Natomiast dla zamówień poniżej progów unijnych – na mocy art. 284 ust. 2 P.z.p. – obowiązek udzielenia wyjaśnień treści SWZ przez zamawiającego powstaje, jeżeli wniosek o wyjaśnienie tego dokumentu wpłynie do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Maksymalny termin na odpowiedź wynosi wtedy 2 dni.
Obliczanie terminów w zamówieniach publicznych
Wskazane powyżej terminy oblicza się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Wynika to z faktu, że ustawodawca w Prawie zamówień publicznych nie uregulował sposobu obliczania terminów dotyczących wyjaśnień treści SWZ. Oznacza to, że ustalając przedmiotowy termin nie bierze się pod uwagę dnia, w którym upływa termin składania ofert. Tym samym termin rozpoczyna swój bieg – oczywiście trzeba to rozumieć na potrzeby jego dokładnego obliczania – dzień przed dniem wyznaczonym jako ostatni możliwy dzień na skuteczne złożenie oferty.
Gdyby zaś koniec wskazanych terminów przypadł na sobotę lub dzień uznany za ustawowo wolny od pracy, to termin ulega przedłużeniu i upływie dopiero w najbliższy dzień roboczy. Jednak, co bardzo istotne, soboty, niedziele czy inne dni ustawowo wolne od pracy mają znaczenie tylko wtedy, gdy przypadnie na nie koniec terminu. W dni te sam termin biegnie. Dlatego, jeżeli np. mamy do czynienia z czterodniowym terminem na złożenie pytania, to sobotę i dni ustawowe wolne od pracy należy uwzględnić obliczając terminy. Tym samym, gdyby w tym przypadku zdarzyło się, że oferty można składać maksymalnie do wtorku do godz. 12, to pytanie złożone w piątek o 23:55 jeszcze mieści się w ustawowych ramach. Warto to uwzględnić – zwłaszcza, że w rzeczywistości jednostki obsługujące większość zamawiający nie pracują w weekendy, czy poza godzinami standardowego urzędowania.
Oczywiście, jeżeli potencjalny wykonawca przekroczy ustawowy termin na zadawanie pytań, to zamawiający i tak może udzielić odpowiedzi. Aczkolwiek nie ma takiego obowiązku, a więc nie można zamawiającemu czynić zarzutu z braku odpowiedzi. Po prostu merytoryczne pochylenie się nad pytaniem wykonawcy jest tu prawem zamawiającego, ale nie jego obowiązkiem. Należy przy tym pamiętać, że udzielnie odpowiedzi może – i najczęściej powoduje – spowodować konieczność przedłużenia terminu na składanie ofert. W końcu wszyscy zainteresowani ofertą muszą mieć równe szanse, a więc powinni mieć ten sam czas na zapoznanie się z odpowiedzią zamawiającego.