Termin na złożenie oferty jest jednym z najważniejszych w całym postępowaniu zmierzającym do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego. Jego przekroczenie właściwie pozbawia przedsiębiorcę szans na otrzymanie zamówienia. Czy jednak dzieje się tak w każdym przypadku? Co zrobić, gdy wykonawca próbuje usprawiedliwić swoje spóźnienie i wnioskuje o przywrócenie terminu? Jak zawsze można powiedzieć, że wszystko zależy od okoliczności konkretnego przypadku, jednak przepisy są tu praktycznie jednoznaczne. Jeżeli nie zachodzą przesłanki przedłużenia terminu, spóźniony oferent jest na straconej pozycji.
Jaki jest termin na złożenie oferty?
Dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne podstawowe zasady ustalania minimalnego terminu na składanie ofert określa art. 138 Prawa zamówień publicznych. W przypadku zamówień unijnych regułą jest, że termin ten nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Jednocześnie ustawodawca ustanowił kilka wyjątków od tej reguły. Wskazany termin może zostać skrócony do 15 dni – również liczonych od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej – gdy: opublikowano wstępne ogłoszenie informacyjne oraz jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. Przy czym skorzystanie z tego mechanizmu jest dopuszczalne pod warunkiem, że wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które zostało przekazane do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.
Natomiast w przypadku zamówień o wartości poniżej progów unijnych minimalne terminy na składanie ofert zostały wyznaczone w art. 283 p.z.p. Zgodnie z jego treścią zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie, z tym że termin ten w przypadku dostaw i usług nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, a w przypadku robót budowlanych nie może być krótszy niż 14 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Skutki przekroczenia terminu
Wraz z upływem terminu składania ofert kończy się możliwość ich skutecznego przedłożenia zamawiającemu. Innymi słowy, jeżeli wykonawca przegapi termin składania ofert, to tym samym traci możliwość wzięcia udziału w postępowaniu. Jak przypomniała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 21 sierpnia 2024 roku, sygn. akt KIO 2813/24 przyczyny opóźnienia nie mają żadnego znaczenia, bowiem termin składania ofert jest terminem prekluzyjnym, nieprzywracalnym. W ten sposób ustawodawca chroni pewność obrotu i dąży do zapewnienia przestrzegania zasad postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o których mowa w art. 16 p.z.p., w tym przede wszystkim zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, a także przejrzystości postępowania. Dla stwierdzenia bezskuteczności złożenia oferty nie ma znaczenia brak zawinienia wykonawcy w opóźnieniu jej złożenia (np. z uwagi na problemy z Internetem), co tym bardziej powinno skłaniać wykonawców do unikania ryzyka składania oferty na ostatnią chwilę.
W tym samym orzeczeniu KIO zauważyła, że gdyby ustawodawca dopuścił możliwość ekskulpowania wykonawcy poprzez umożliwienie mu przedstawienia usprawiedliwienia dla niedotrzymania terminu składania oferty i decydowania przez Zamawiającego, że oferta powinna zostać uznana za skutecznie złożoną, istniałoby zbyt duże ryzyko zachwiania ww. zasad. Dochowanie terminu złożenia oferty i stwierdzenie skuteczności jej złożenia jest na tyle doniosłe, że ustawodawca zdecydował o ustaleniu wyraźnej, nieprzekraczalnej cezury czasowej, której niedochowanie, bez względu na okoliczności, nie pozwala wykonawcy na udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Tym samym potencjalny wykonawca, który nie złożył na czas swojej oferty, nie ma możliwości usprawiedliwienia. Po prostu możliwość udziału w danym postępowaniu mu przepada, a zamawiający w ogóle nie musi zajmować się ewentualnie przedstawianymi przez wykonawcę wnioskami o przywrócenie wskazanego terminu czy innymi pismami zmierzającymi właśnie do usprawiedliwienia jego przekroczenia. Wystarczające wówczas jest stwierdzenie bezskuteczności złożenia oferty z powodu jej przesłania po terminie wyznaczonym na składanie ofert.