Zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – właściwie tak, jak w przypadku każdej procedury prowadzonej przez organy władzy publicznej – wcale nie oznacza końca formalności związanych ze sprawą. W praktyce dużym wyzwaniem – zwłaszcza w perspektywie możliwości przeprowadzenia kontroli przez uprawnione podmioty – pozostaje prawidłowa archiwizacja dokumentów wytworzonych w ramach postępowań uregulowanych przez prawo zamówień publicznych. Tymczasem ustawodawca pozostawia w tym obszarze sporo swobody zamawiającemu, co paradoksalnie wiąże się z szeregiem trudności – chociażby w zakresie dokonania właściwego wyboru co do metody archiwizacji dokumentacji postępowania. Na co należy zwrócić szczególną uwagę w tym obszarze?

Podstawowy obowiązek zamawiającego.

Zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres czterech lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jest to zasada podstawowa i – co warte podkreślenia – bezpośrednio odnosi się do archiwizacji protokołu postępowania i jego załączników. Otwiera to jedno z istotniejszych pytań o zakres koniecznej archiwizacji, a więc czy powinna ona obejmować całość dokumentacji wytworzonej w ramach procedury zmierzającej do wyłonienia wykonawcy, czy rzeczywiście jedynie protokołu i załączników do niego.

Dalej należy pamiętać, że czteroletni okres archiwizacji nie ma zastosowania do wszystkich postępowań. Zgodnie z obowiązującym prawem zamówień publicznych, jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza okres czterech lat, stosowne dokumenty należy przechowywać przez cały czas obowiązywania umowy. W  rzeczywistości może to oznaczać konieczność nawet wieloletniej archiwizacji dokumentów. 

Gdzie archiwizować dokumentację?

Obok okresu i zakresu archiwizacji poważnym problemem pozostaje odpowiedź na pytanie w jakich sposób zamawiający powinien wywiązać się z tego obowiązku. Ustawodawca pozostawił w tym zakresie możliwość skorzystania z zewnętrznych rozwiązań. Jeżeli zamawiający prowadził postępowanie w oparciu o narzędzia i urządzenia komunikacji elektronicznej udostępniane przez inny podmiot, zamawiający może powierzyć mu przechowywanie protokołu postępowania i załączników do tego protokołu w jego systemie teleinformatycznym. Warunkiem zastosowania tego rozwiązania jest przekazanie zamawiającemu przez dostawcę systemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem.

Dzięki takiej „podwójnej” archiwizacji zamawiający zyskuje dodatkową pewność, że stosowne dane będą odpowiednio zabezpieczone przed ich utratą, co ma bardzo duże znaczenie, chociażby w perspektywie kontroli prawidłowości przeprowadzenia postępowania – co, jak wiadomo, może mieć miejsce nawet kilka lat po jego zakończeniu. Z drugiej strony – w świetle stosownych w urzędach ogólnych metod archiwizacji dokumentów – należy zastanowić się, czy skorzystanie z tego rodzaju komercyjnych usług ma w ogóle jakikolwiek sens. A przynajmniej, czy faktycznie ułatwia zamawiającemu wywiązanie się z obowiązków w zakresie archiwizacji dokumentów postępowania o udzielnie zamówienia publicznego. 

Otwarte pytania.

Sygnalizowane powyżej wątpliwości stają się tym bardziej zasadne, gdy weźmie się pod uwagę, że na przepisy prawa zamówień publicznych stosowane w omawianej tu kwestii nakłada się szereg innych rozwiązań legislacyjnych dotyczących archiwizacji dokumentów w ogóle czy chociażby dostępności cyfrowej oraz zasad przeprowadzania kontroli przez wyspecjalizowane instytucje (np. przez Regionalne Izby Obrachunkowe bądź podmioty udzielające finansowania danej inwestycji).

W każdym razie zamawiający powinien pamiętać, że prawidłowe przechowywanie – w odpowiedni sposób i przez właściwie określony czas – wymaga spełnienia szeregu warunków formalnych oraz technicznych, umożliwiający swobodny dostęp do dokumentacji wszystkim uprawnionym podmiotom. Kluczem do zapewnienia zgodności z prawem archiwizacji materiałów dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest kompleksowe podejście, uwzględniające szereg okoliczności faktycznych i prawnych.

Jakie problemy możemy napotkać w dobie elektronizacji archiwizacji zamówień publicznych, będziemy rozmawiać z Ekspertem już w środę 04.08.2021 r., o godz. 12:00:59

Przystępne wyjaśnienie jest celem szkolenia opowiadającego o praktycznych aspektach archiwizacji dokumentów w świetle nowych przepisów.

Serdecznie zapraszamy do darmowej rejestracji na szkolenie organizowane przez platformę PZP24.pl.

Mogą się Państwo zarejestrować już teraz na bezpłatne szkolenie pt: „Archiwizacja w dobie elektronizacji zamówień” klikając link.