Pomimo wielu zmian, jakie nastąpiły na przestrzeni ostatnich lat ciągle sporym problemem rynku zamówień publicznych pozostaje silne skoncentrowanie na poszukiwaniu przez zamawiających wykonawców będących w stanie zrealizować zamówienie jak najtaniej. Tymczasem, niestety, nie zawsze to co najtańsze jest najlepsze. Ustawodawca zaś zobowiązuje zamawiającego do upewnienia się, że cena zawarcia w ofercie nie jest rażąco niska. Co to znaczy?
Zamawiający musi wyjaśnić wątpliwości
Zgodnie z art. 224 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.
Pierwszą kwestią, którą należy tu podkreślić jest obowiązek zamawiającego wyjaśnienia wątpliwości dotyczące ceny lub kosztu, które spełniają powyższe kryteria. Jasno wskazuje na to zwrot „zamawiający żąda”, którym posłużył się ustawodawca – tego rodzaju sformułowania są standardowo wykorzystywane właśnie po to, aby nałożyć określony obowiązek na dany podmiot. Po drugie zaś chodzi tu o „rażąco niską” cenę, koszt bądź ich części składowe, czyli nie o jakąkolwiek różnicę pomiędzy tym, co oferuje wykonawca, a potrzebami zamawiającego. Różnica ta musi być ewidentna, nierealistyczna z punktu widzenia aktualnej sytuacji rynkowej, czyniąca zaoferowaną cenę/koszt taką, że pod dużym znakiem zapytania pozostaje opłacalność wykonania zamówienia przez wykonawcę.
Liczy się pewność zamawiającego
Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 12 marca 2024 roku, sygn. akt KIO 628/24 celem instytucji wyjaśnienia rażąco niskiej ceny jest uzyskanie przez zamawiającego pewności przed podpisaniem umowy, że aspekty dotyczące wynagrodzenia wykonawcy nie wpłyną negatywnie na realizację zamówienia. Obowiązkiem wykonawcy wezwanego jest więc przedstawienie takich wyjaśnień, które przekonają zamawiającego co do powodzenia realizacji zamówienia za cenę wskazaną w ofercie poprzez zaakcentowanie okoliczności mających wpływ na daną wycenę i wykazanie, że te okoliczności są realne i uzasadnione poprzez złożenie dowodów.
Innymi słowy zamawiający powinien zyskać pewność, że prawidłowe – a więc zgodne z wymaganiami ustalonymi w dokumentach zamówienia – będzie możliwe po cenie zaoferowanej przez wykonawcę. Dopóki takiej pewności nie ma, nie należy podpisywać umowy z potencjalnym wykonawcą. Jego oferta powinna zostać odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt p.z.p. Przepis ten wyraźnie stanowi, że zamawiający odrzuca – a więc ma obowiązek to uczynić – ofertę zawierającą rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia.
Oczywiście do kwestii wyjaśnień zaoferowanej ceny nie należy podchodzić w sposób czysto formalistyczny. Samo złożenie przez oferenta wyjaśnień nie wystarcza. Zamawiający powinien je zweryfikować, badając rzetelność przedstawionej odpowiedzi oraz załączonych do niej dokumentów – w tym przede wszystkim kalkulacji. Dopiero wówczas, gdy materiały dostarczone przez oferenta nie wzbudzają wątpliwości można przyjąć, że zamawiający zyskał pewność niezbędną do podjęcia właściwej decyzji co do złożonej oferty. W końcu w zamówieniach publicznych nie idzie o poszukiwanie za wszelką cenę wykonawcy, który podejmie się wykonania zamówienia jak najtaniej. Zawsze należy zachować tu ostrożność, aby zagubić jakości. Nigdy nie należy zapominać, że ustawodawca w art. 17 ust. 1 pkt 1 p.z.p. zdecydował, że zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający najlepszą jakość dostaw, usług, oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację.