Ustawodawca w Prawie zamówień publicznych dba o to, aby oferenci zainteresowani zamówieniem publicznym mieli równe szanse na jego otrzymanie. Oczywiście o ile spełniają oni prawidłowo określone warunki udziału w postępowaniu. Jednym z przejawów tej optyki jest zakaz otwierania ofert przez zamawiającego przed upływem terminu na ich składanie. Do tego czasu treść oferty powinna być znana właściwie jedynie temu, kto ją złożył. Naruszenie tej reguły prowadzi do bardzo poważnych konsekwencji, ale jej stosowanie może napotykać pewne trudności. Jakie? O czym nie wolno zapomnieć?

Podstawowy obowiązek zamawiającego

Zgodnie z art. 221 Prawa zamówień publicznych, zamawiający zapewnia, aby z zawartością ofert nie można było zapoznać się przed upływem terminu ich otwarcia. Przepis ten jest ściśle związany z inną regulacją p.z.p., tj. z art. 68, który stanowi, że przekazywanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosków w systemie kwalifikowania wykonawców oraz prac konkursowych odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zapewniających zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie.

Cel tych przepisów jest jasny: zamawiający nie powinien mieć możliwości zapoznania się ze złożonymi ofertami przed terminem ich otwarcia. Jednocześnie to na zamawiającym ciąży obowiązek dołożenia wszelkich starań, aby uniemożliwić – nawet przypadkowe – poznanie zawartości ofert. Powinien on o tym pamiętać wybierając system służący do procedowania spraw dotyczących wyboru wykonawców zamówienia publicznego. Oprogramowanie niespełniające tego standardu po prostu nie może być wykorzystywane do stosowania Prawa zamówień publicznych.

Wykonawca nie powinien umożliwić zapoznania się z ofertą

Jednak pomimo tego, że zamawiający wywiąże się z powyżej wskazanych obowiązków, i tak może się zdarzyć, że pozna on treść złożonej oferty. Wystarczy, że wykonawca zlekceważy konieczność komunikacji z zamawiającym za pośrednictwem platformy i przykładowo prześle swoją ofertę pocztą lub zwykłym maile. Jeżeli na tym poprzestanie, to oferta nie będzie mogła zostać wzięta pod uwagę przy wyborze wykonawcy. Gdyby jednak wykonawca złożył ją za pośrednictwem dedykowanego zamówieniom komunikacji, a niezależnie od tego przesłał ją pocztą lub mailem, to wówczas powstanie poważny problem co do legalności wzięcia udziału takiego oferenta w procedurze. Z pewnością zaś wykonawca – także dla swojego dobra – nie powinien umożliwiać zamawiającemu zapoznania się z treścią jego oferty. Przyjęcie odmiennej optyki w istocie prowadziłoby do obejścia przepisów Prawa zamówień publicznych.

Termin otwarcia ofert w zamówieniach publicznych

Oczywiście kresem zakazu zapoznania się przez zamawiającego ze złożonymi ofertami jest termin ich otwarcia. Trzeba w tym kontekście pamiętać o regule wynikającej z art. 222 ust. 1 p.z.p., stanowiącym, że otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Jednocześnie, najpóźniej przed terminem otwarcia ofert, zamawiający podaje na stronie internetowej prowadzonego postępowania kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia będącego przedmiotem danego postępowania. Przy czym, na co wskazuje KIO m.in. w wyroku z dnia 6 kwietnia 2022 r., sygn. akt KIO 755/22, kwoty tej nie należy przy tym utożsamiać z ustaloną wartością zamówienia, gdyż podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, która to kwota uwzględniona jest w planowanych (zamierzonych) wydatkach. Kwota przeznaczona na sfinansowanie danego postępowania wynika z możliwości finansowych zamawiającego określonych w jego planie finansowym lub innym spełniającym te funkcje dokumencie.