Zróżnicowanie regulacji Prawa zamówień publicznych daje zamawiającym szerokie możliwości procedowania sposobu wyboru wykonawcy zamówienia. Co prawda w praktyce nie wszystkie są równie popularne, ale z pewnością każdy z nich jest wart zainteresowania. Wśród rzadko spotykanych, a przy tym ciekawych procedur z pewnością można wymienić dynamiczny system zakupów. Na czym on polega?

Definicja dynamicznego systemu zakupów

Zgodnie z art. 316 ust. 1 Prawa zamówień publicznych w przypadku, gdy wartość zamówienia klasycznego jest równa lub przekracza progi unijne, zamawiający może ustanowić dynamiczny system zakupów oraz udzielać zamówień objętych tym systemem, stosując przepisy dotyczące udzielenia zamówienia w trybie przetargu ograniczonego, jeżeli przepisy Prawa zamówień nie stanowią inaczej. Jednocześnie ustawodawca dopuszcza podział dynamicznego systemu zakupów na a kategorie dostaw, usług lub robót budowlanych, zdefiniowane na podstawie cech zamówień, które będą udzielane w ramach danej kategorii.

Sama zaś definicja dynamicznego systemu zakupów została zawarta w art. 7 pkt 5 p.z.p., który stanowi, iż system ten to ograniczony w czasie elektroniczny proces udzielania zamówień, których przedmiotem są ogólnie dostępne usługi, dostawy lub roboty budowlane. W związku z tym, jeżeli przedmiot zamówienia nie ma charakteru „ogólnie dostępnego”, to do jego nabycia nie można zastosować dynamicznego systemu zakupów.

Istotne ograniczenia

Niestety ustawodawca nie dopuszcza zastosowania dynamicznego systemu zakupów do zamówień o wartości poniżej progów unijnych. To istotny mankament, z pewnością negatywnie wpływający na popularność tego rozwiązania. Wydaje się, że to właśnie w grupie zamówień poniżej progów unijnych dynamiczny system zakupów miałby szansę zyskania sporej popularności. W każdym razie zamawiający ma obowiązek precyzyjnie oszacować wartość dynamicznego systemu zakupów. Stanowi ona sumę wartości poszczególnych zamówień, jakie zamawiający ma zamiar ustanowić w ramach dynamicznego systemu.

Korzyści z dynamicznego systemu

Podstawową korzyścią wynikającą z zastosowania dynamicznego systemu zakupów jest szybkość. W tej procedurze zamawiający może naprawdę sprawnie – przeważnie o wiele szybciej niż w przypadku innych postępowań – dokonać zakupów, najczęściej związanych z zaspokajaniem codziennych potrzeb. Ponadto konstrukcja dynamicznego systemu zakupów daje zamawiającemu stosunkowo szerokie możliwości wyboru, co oczywiście nie jest bez znaczenia z punktu widzenia efektywności zakupów.

Co szczególnie warte podkreślenia zamawiający nie musi mieć zabezpieczonych środków finansowych na realizację całego dynamicznego systemu zakupów. Wystarczy, że będzie on sukcesywnie uzyskiwał pokrycie na poszczególne ze składanych zamówień. Biorąc pod uwagę realia budżetowe wielu jednostek to naprawdę znaczne ułatwienie. Jednak, o czym nie wolno zapominać, nigdy mechanizm ten nie może służyć ograniczaniu konkurencji.

Najważniejsze elementy postępowania

W dynamicznym systemie zakupów zasadniczo stosuje się przepisy odnoszące się do przetargu ograniczonego. Aczkolwiek procedura ta ma swoją specyfikę. Dokonując ogłoszenia o dynamicznym systemie zakupów zamawiający musi określić m.in. przedmiot zamówienia oraz jego szacowaną ilość; okres obowiązywania dynamicznego systemu zakupów; przewidywane terminy dokonywania zamówień czy sposób funkcjonowania dynamicznego systemu. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów nie może być krótszy niż 30 dni licząc od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu. Natomiast kwalifikacja podmiotowa wykonawców powinna zostać dokonana w terminie 10 dni od dnia otrzymania wniosku o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów.

Zgodnie zaś z art. 323 ust. 1 p.z.p. zamawiający zaprasza jednocześnie wszystkich uczestników dynamicznego systemu zakupów do składania ofert na każde zamówienie udzielane w ramach tego systemu, w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert. W takim zaproszeniu podaje się m.in. termin składania ofert, adres, na który oferty muszą zostać wysłane, oraz język lub języki, w jakich muszą one być sporządzone; wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających brak podstaw wykluczenia oraz wagę przypisaną kryteriom oceny ofert, jeżeli nie została podana w ogłoszeniu o zamówieniu lub w ogłoszeniu o systemie kwalifikowania wykonawców.