E-formularz

Platformy przetargowe stają się z dnia na dzień standardowym rozwiązaniem do realizacji e-zamówień. Odwrotu od tego typu narzędzi nie ma już w zamówieniach unijnych, a od przyszłego roku będzie dotyczyć to również pozostałych zamówień publicznych. Dla wielu osób reprezentujących zamawiających i wykonawców zagadnienie elektronizacji zamówień pozostaje jeszcze czymś nowym. W szczególności ciekawym zagadnieniem pozostaje wykorzystanie elektronicznego formularza, służącego do składania ofert handlowych. Oczywiście platforma zakupowa obsługuje również przyjmowanie załączników do oferty handlowej oraz korespondencji dotyczącej zamówienia.

Przygotowanie zamówienia na e-formularzu

Opracowanie zamówienia elektronicznego nie jest czynnością złożoną i po krótkim szkoleniu nie będzie stwarzało problemu osobom odpowiedzialnym za realizację postępowań. Zasadniczą równicą pomiędzy e-zamówieniem, a BIPem jest opracowanie formularza, na którym wykonawca złoży ofertę elektroniczną. Oprócz ceny zamawiający będzie mógł wprowadzić pozostałe kryteria wymagające uzupełnienia przez wykonawców. W przetargu nieograniczonym taki elektroniczny dokument będzie stanowił integralną część ogłoszenia o zamówieniu. Dodatkowo zamawiający określi przedmiot zamówienia, termin składania ofert, termin otwarcia ofert oraz doda niezbędne załączniki.

Składanie ofert elektronicznych

Składanie ofert elektronicznych jest podstawową funkcją platform zakupowych. W tym celu zostanie wykorzystany opisany już wcześniej formularz elektroniczny. Po dodaniu niezbędnych załączników wykonawca uzupełni formularz o wymagane pola, co dotyczy oczywiście ceny oraz pozostałych kryteriów. Całość nie powinna zająć wykonawcy więcej niż kilka minut i nie wymaga biegłości w zakresie obsługi komputera. Elektronizacja zamówień z założenia ma ułatwić komunikację pomiędzy zamawiającymi oraz wykonawcami, a narzędzia elektroniczne powinny być proste i czytelne dla użytkowników.

Podsumowanie

Pozostał jeszcze niecały rok na pełną elektronizację zamówień, ale można stwierdzić, że jej tempo przyspiesza. Coraz więcej jednostek stawia pierwsze kroki, pojawiają się pierwsze postępowania elektroniczne, a co za tym idzie pierwsze oferty handlowe. Dla wszystkich jest to dopiero początek i doświadczeń nabierzemy wraz z praktyką.