To zamawiający decyduje o tym, co i na jakich warunkach chce zamówić. Jednym z jego najważniejszych zadań jako gospodarza postępowania pozostaje ustalenie warunków udziału w nim, które będą musieli spełnić wszyscy potencjalni wykonawcy. Jednak zamawiający nie ma tu zupełnie wolnej ręki. Warunki udziału w postępowaniu muszą spełniać standardy określone przez ustawodawcę. Jakie są to wymagania? Odpowiedź na to pytanie powinien poznać każdy zamawiający.

Wymagania ustawowe

Zgodnie z art. 112 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, w szczególności wyrażając je jako minimalne poziomy zdolności. Poza tym warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć:

• zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
• uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
• sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
• zdolności technicznej lub zawodowej.

Są to ramy, w których zawsze musi poruszać się zamawiający określający warunki udziału w postępowaniu. Jednocześnie powinien on mieć świadomość, że ich zdefiniowanie jest jedną z najważniejszych czynności z punktu widzenia biegu postępowania o udzielenie zamówienia oraz wyboru samego wykonawcy. Jest to więc kluczowa decyzja, która w bezpośredni sposób przekłada się na rozstrzygnięcie postępowania i na cały jego przebieg.

Definiując warunki udziału w postępowaniu niezbędne jest zachowanie klarowności i jednoznaczności używanych sformułowań. Jest to istotne przy opracowywaniu każdego z dokumentów postępowania, ale w przypadku specyfikacji wymóg ten wydaje się szczególnie istotny chociażby z tego względu, że wszelkie niejasności mogą prowadzić do przedłużenia postępowania i zwiększenia nakładów pracy po stronie zamawiającego, m.in. z powodu obowiązku udzielania wyjaśnień wykonawcom.

Nie można ograniczać konkurencji

Dobór kryteriów określających warunki udziału w postępowaniu może okazać się również przedmiotem zarzutów stawianych zamawiającemu. Przeważnie dotyczą one kwestii bezprawnego ograniczenia dostępu do zamówienia. Trudno mieć wątpliwości, że skoro zamawiający – jako gospodarz postępowania – określa co i na jakich warunkach chce zamówić, to istnieje ryzyko, że skorzysta ze swoich uprawnień w sposób instrumentalny, z góry faworyzując niektórych wykonawców. To zaś jest niedopuszczalne. Dlatego tak ważne jest zachowanie odpowiednich proporcji pomiędzy przedmiotem zamówienia a warunkami udziału w postępowaniu. Z pewnością więc warunki te nie mogą być nadmiernie rygorystyczne, a przez to prowadzące do nieusprawiedliwionego okolicznościami ograniczenia konkurencji. Należy się skłaniać do tego, aby warunki udziału w postępowaniu określały minimum niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia publicznego.

Na czym polega „proporcjonalność”?

Proporcjonalność, o której tu mowa zawsze ocenia się w realiach konkretnego przypadku. Właściwie nie ma innej drogi, gdyż wszystko zależy tu od tego, co dokładnie jest przedmiotem zamówienia. Każde z wymagań formułowanych wobec wykonawcy musi być niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia. Bierze się tu również pod uwagę poziom skomplikowania zamówienia oraz wszelkie uwarunkowania (np. technologiczne czy prawne) z jakimi należy się liczyć w czasie jego realizacji. Jak słusznie wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 2 lutego 2024 roku, sygn. akt 97/24 nie jest możliwe ustalenie jedynego prawidłowego poziomu warunków dla zamówień udzielanych w różnym czasie na podobny, czy nawet taki sam przedmiot zamówienia, zawsze bowiem występować będą różnice czy to w szczegółowych elementach przedmiotu zamówienia, czy okolicznościach towarzyszących jego wykonywaniu.