Prawidłowe ustalenie wartości zamówienia jest jedną z najważniejszych czynności, jakie musi przeprowadzić zamawiający jeszcze przed rozpoczęciem postępowania. W końcu od wyników tej czynności zależy chociażby to z jakiego dokładnie rodzaju postępowania może skorzystać zamawiający, a w trakcie samej procedury konieczność wzywania wykonawców do wyjaśnień rażąco niskiej ceny. Tym samym niepoprawne oszacowanie wartości zamówienia może przełożyć się na poważne problemy zamawiającego. Trzeba o tym pamiętać przede wszystkim podczas realizacji rzadziej spotykanych w praktyce zamówień, np. przewidujących prawo opcji. Jak wówczas szacuje się wartość zamówienia?
Zasady szacowania wartości zamówienia
Zgodnie z art. 28 Prawa zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Innymi słowy zamawiający musi wykazać się profesjonalizmem przy określaniu wartości zamówienia. W pierwszym kroku musi precyzyjnie określić przedmiot zamówienia. W końcu trudno szacować wartość zamówienia, jeżeli nie wiadomo czego ma ono w ogóle dotyczyć. Drugi krok obejmuje wybór najbardziej optymalnej metody szacowania. Następnie można przejść do decydującego etapu, a więc do zastosowania wybranej metody do dokonania szacowania. Cała ta czynność musi zostać odpowiednio udokumentowana – po to, aby nie było najmniejszych wątpliwości co do tego, jak i dlaczego wartość zamówienia została określona przez zamawiającego.
Warto podkreślić, że na samą czynność szacowania wartości zamówienia nie przysługuje skarga do KIO. W orzecznictwie Krajowej Izby podnosi się, że czynność szacowania wartości zamówienia jest czynnością podejmowaną przez zamawiającego na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Nie jest to zatem czynność podejmowana przez Zamawiającego w postępowaniu, a jak wynika z art. 513 pkt 1 p.z.p. odwołanie przysługuje na wskazane w nim niezgodne z przepisami ustawy czynności zamawiającego podjęte w postępowaniu o udzielenie zamówienia (wyrok KIO z dnia 9 marca 2023 roku, sygn. akt 493/23). W żadnym razie nie znaczy to, że zamawiający może lekceważyć szacowanie wartości. Wręcz przeciwnie – błędy na etapie szacowania mogą podlegać weryfikacji na wiele innych sposobów.
Opcja w zamówieniach publicznych – co to jest?
Prawo opcji w zamówieniach publicznych umożliwia zamawiającemu kształtowanie umowy dotyczącej zamówienia w bardziej elastyczny sposób. Chodzi tutaj najczęściej o rozszerzenie jej zakresu, a więc zlecenie wykonawcy dodatkowych prac bez konieczności przeprowadzania odrębnego postępowania. Rzadziej natomiast spotyka się ruchy w odwrotnym kierunku, a więc zmierzające do „zawężenia” zakresu zamówienia. W każdym razie, aby opcja była w ogóle dopuszczalna, zamawiający musi ją przewidzieć w ogłoszeniu, precyzując rodzaj i maksymalną wartość opcji oraz okoliczności uprawniające go do skorzystania z niej. Przy czym opcja nigdy nie może naruszać ogólnego charakteru umowy.
Opcję szacuje się specyficznie
To z kolei determinuje pytanie: czy wartość zamówienia zakładającego opcję dotyczy jego całości, a więc tego co może, ale nie musi zostać zrealizowane, czy jedynie gwarantowanego zakresu prac. Poprawne jest drugie z tych rozwiązań, a więc szacując wartość zamówienia z prawem opcji zamawiający musi uwzględnić wszystkie prace, jakie zamierza przeprowadzić – a więc te, które zostały umieszczone w dokumentach zamówienia, nawet jeżeli ich wykonanie pozostaje czysto teoretyczne. Czymś zupełnie innym jest natomiast konieczność opublikowania kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na zamówienie. Krajowa Izba Odwoławcza wyrokiem z dnia 2 lipca 2025 roku, sygn. akt 2194/25 uznała, że publikacja powinna dotyczyć wyłącznie kwoty, jaką zamawiający chce spożytkować na zamówienie podstawowe, czyli bez prac objętych opcją. Akurat ta kwota może być zarówno niższa, jak i wyższa od szacunkowej wartości zamówienia. Zamawiający nie limituje tej kwestii.