Wykonawcy jako istotni użytkownicy platformy zakupowej
Bardzo ciężko wyobrazić sobie skuteczne postępowania w zgodzie z ustawą PZP bez udziału wykonawców. To właśnie liczba ofert składanych stanowi dzisiaj jeden z ważniejszych tematów do dyskusji na gruncie zamówień publicznych. Wykonawcy stanowią jednocześnie najliczniejszą grupę użytkowników platformy zakupowej, którzy w odróżnieniu od zamawiających zdecydowanie rzadziej przechodzą przez szkolenia. Platforma zakupowa powinna być użyteczna i prosta w obsłudze w celu wyeliminowania ewentualnych problemów w kontakcie pomiędzy zamawiającymi, a wykonawcami.
Komunikacja w postępowaniu
Najprościej będzie wytłumaczyć sposób komunikacji na przykładzie przetargu nieograniczonego. W pierwszej kolejności mogą pojawić się pytania do SIWZ skierowane przez zamawiających. Profesjonalne platformy zakupowe taką funkcjonalność mają w standardzie, co pozwala na zarządzaniem w jednym miejscu całą komunikacją dotyczącą postępowania. Ustawa UZP nie wyklucza jednak innej formy zadawania pytań np. z wykorzystaniem e-maila, co zamawiający również powinien uwzględnić w swoich praktykach związanych z realizacją zamówień publicznych.
Osobnym zagadnieniem jest wątek dotyczący składania ofert handlowych wraz z załącznikami stanowiącymi integralną całość. Istotne jest, aby odróżnić przesyłane pliki będące ofertą handlową od pozostałej komunikacji związanej z danym postępowaniem. Po otwarciu ofert handlowych komunikacja z wykonawcą nie kończy się. Przynależność do grupy kapitałowej to dokument wysyłany do zamawiającego w przewidzianym ustawą terminie. W ramach komunikacji zamawiający może wysyłać wezwania, wykonawca składać wyjaśnienia oraz uzupełnienia. Moduł odpowiedzialny za komunikację na platformie przetargowej stanowi jedną z ważniejszych funkcjonalności zapewniających zgodność z ustawą PZP.
Oprócz komunikacji bezpośredniej pomiędzy wykonawcą, a zamawiających mamy jeszcze do czynienia z komunikacją rozumianą jako publikacja informacji w ramach ogłoszenia np. wyjaśnienia do SIWZ, wyniki postępowania itp.
Archiwizowanie komunikacji z wykonawcami
Istotną funkcją platformy przetargowej jest możliwość archiwizowania informacji o komunikacji, jaka miała miejsce w obrębie postępowania. Takie rozwiązanie może być bardzo przydatne w przypadku zarówno postępowań przed KIO, jak i wewnętrznych i zewnętrznych kontroli zamówień publicznych. Profesjonalny dostawca rozwiązania IT z całą pewnością powinien zapewnić nie tylko funkcjonalność, ale także profesjonalną obsługę i wsparcie dla klienta w takim zakresie.