Skoro wykonawca zamówienia publicznego może zostać wybrany jedynie po przeprowadzeniu stosownej procedury, to jasne jest, że za błędy popełnione na etapie jej planowania lub prowadzenia ktoś może ponieść odpowiedzialność. Na pierwszy rzut oka wydaje się, iż powinna to być osoba bezpośrednio przeprowadzającą daną czynność. Jednak w świetle obowiązującego prawa sprawa wcale nie jest tak oczywista. Kto więc odpowiada za poprawne i zgodne z przepisami przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego?
Odpowiedzialność kierownika zamawiającego
Ustawodawca w art. 52 ust. 1 Prawa zamówień publicznych stanowi, że za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego. Natomiast inne osoby niż kierownik zamawiającego odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania. Kierownik zamawiającego może powierzyć pracownikom zamawiającego, w formie pisemnej, wykonywanie zastrzeżonych dla niego czynności (art. 52 ust. 2 p.z.p.). Już teraz warto zaznaczyć, że takie powierzenie jest powszechnie stosowaną praktyką.
Wobec jednoznaczności powyższych regulacji trudno mieć wątpliwości, że to właśnie kierownik zamawiającego odpowiada za poprawność wszystkich czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania – a więc jego odpowiedzialność, w interesującym nas zakresie, rozciąga się od momentu podjęcia decyzji o konieczności realizacji danego zamówienia, poprzez wszystkie czynności przygotowawcze, aż po wybór wykonawcy i zawarcie z nim umowy. Kto więc jest kierownikiem zamawiającego?
Kto jest kierownikiem?
W doktrynie i w orzecznictwie jednolicie przyjmuje się, że kierownikiem zamawiającego jest osoba, która zgodnie z przepisami prawa bądź statutem jest uprawniona do zarządzania zamawiającym. Oczywiście w praktyce rzadko kiedy kierownik zamawiającego osobiście zajmuje się problematyką zamówień publicznych. Standardem jest raczej powierzanie czynności z tego zakresu innym osobom, np. kierownikowi wydzielonej w strukturze zamawiającego jednostki dedykowanej do obsługi zamówień publicznych. Wówczas osoba, której powierzono czynności w obszarze zamówień publicznych odpowiada za nie tak, jak kierownik zamawiającego. Ale zawsze w granicach powierzenia.
Z tego względu tak istotną kwestią pozostaje poprawne zredagowanie pisemnego upoważnienia, na mocy którego inna niż kierownik zamawiającego odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań w sprawie zamówień publicznych. Choć nie jest zabroniona sytuacja, w której takie upoważnienie dotyczy jednego, wybranego postepowania, to jednak regułą jest, że pracownicy zamawiającego realizują w sposób stały czynności w różnych postępowaniach, w zależności od bieżących potrzeb jednostki, w której pracują. Od poprawnej redakcji wspomnianego upoważnienia w dużej mierze zależy kto i za co może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.
Odpowiedzialność w zamówieniu publicznym – o jaką odpowiedzialność chodzi?
Nie należy zapominać, że przepisy Prawa zamówień publicznych jedynie w niewielkim i bardzo ogólnym stopniu odnoszą się do odpowiedzialności, jaką może ponieść kierownik zamawiającego lub delegowana przez niego osoba za nieprawidłowości pojawiające się w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania. Prawo zamówień to fundamentalna ustawa określająca jak ten proces powinien wyglądać, a więc w jaki sposób przygotowywać postępowanie oraz w ramach jakich procedur – i przewidzianych w ich trakcie czynności – może dojść do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego. Ale dokładne rodzaje odpowiedzialności, czyli konsekwencji grożących odpowiedzialnemu za zamówienia publiczne, są już domeną innych ustaw, odnoszących się np. do sankcji za naruszenie dyscypliny finansów publicznych a nawet będących domeną prawa karnego. Wszystko zależy tu od okoliczności konkretnego przypadku oraz od wagi i charakteru naruszeń.