Sukces postępowania w przedmiocie zamówienia publicznego – mierzony ostatecznym efektem realizacji umowy z wykonawcą – często zależy od tego, czy procedura została dobrze przygotowana. Takie przygotowania są o wiele łatwiejsze, gdy poprzedza je oceną, czego dokładnie potrzebuje zamawiający. Niekiedy tego rodzaju analiza staje się obowiązkowa. W jakich przypadkach należy ją przeprowadzić? Co musi zawierać analiza potrzeb i wymagań?

Zakres obowiązku oszacowania potrzeb

Zgodnie z art. 83 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający publiczny, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia. Obowiązek ten dotyczy postępowań o wartości równiej lub przekraczającej progi unijne. W tym przypadku nie ma więc wątpliwości, że każdy zamawiający ma obowiązek przeanalizowania jakie dokładnie są jego potrzeby i wymagania – zanim rozpocznie postępowanie zmierzające do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego. Przeprowadzenie tej analizy służy przede wszystkim zwiększeniu efektywności udzielania zamówień. Właściwie jest to oczywiste: tylko wtedy, gdy zamawiający dokładnie wie czego potrzebuje (i dlaczego akurat tego), może dobrze przygotować postępowanie.

Szacowanie potrzeb i wymagań służy więc przede wszystkim przygotowaniu procedury. W zamówieniach publicznych nigdy nie chodzi o to, aby była ona swego rodzaju „sztuką dla sztuki” – czyli dążeniem do wyboru wykonawcy tylko po to, aby zawrzeć z nim umowę. Sednem zamówień pozostaje adekwatna odpowiedź na realne potrzeby zamawiającego – często ściśle związane z powierzonymi mu zadaniami publicznymi. Dlatego tak duży nacisk kładzie się obecnie na efektywność zamówień.

Jak przeprowadzić analizę?

Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego nie może zostać przeprowadzona w sposób dowolny. Ustawodawca szczegółowe wymagania, jakie musi spełniać taka analiza zawarł w art. 83 ust. 2-3 p.z.p. Od razu warto podkreślić, że regulacje te określają przykładowe zagadnienia, jakie należy uwzględnić w analizie. Dlatego zamawiający swoją analizę powinien ściśle dostosować do tych okoliczności, w jakich się znajduje. Co nie zmienia faktu, że wskazaniami ustawodawcy zawsze dobrze jest się kierować.

Zgodnie z Prawem zamówień publicznych analiza potrzeb i wymagań powinna objąć badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych oraz rozeznanie rynku (w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb oraz w aspekcie możliwych wariantów realizacji zamówienia albo wskazuje, że jest wyłącznie jedna możliwość wykonania zamówienia). Przeprowadzenie analizy ma doprowadzić zamawiającego co najmniej do wskazania orientacyjnej wartości zamówienia; rozstrzygnięcia, czy istnieje możliwość jego podziału na części; ustalenia w jakim trybie zostanie przeprowadzone postępowanie oraz oceny ryzyk związanych z zamówieniem i zbadania, czy istnieją możliwości uwzględnienia w zamówieniu aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych.

Sankcja za brak analizy

W pewnych wypadkach zamawiający może odstąpić od przeprowadzenia oceny potrzeb i wymagań. Dzieje się tak wówczas, gdy zachodzi podstawa udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki. Jeżeli natomiast zamawiający mając taki obowiązek nie przeprowadzi analizy, o której tu mowa, będzie to stanowić naruszenie Prawa zamówień publicznych. Dokładne konsekwencji takiego naruszenia w dużej mierze zależą od tego, jaki wywrze ten brak wpływ na samą procedurę wyboru wykonawcy czy – ogólniej rzecz ujmując – na udzielanie zamówień przez danego zamawiającego.

Sama analiza potrzeb i wymagań nie należy do dokumentów postępowania. Jest to dokument sporządzany przed wszczęciem procedury zmierzającej do wyboru wykonawcy. Co prawda analiza nie musi być załączana do protokołu postępowania, ale należy ją zarchiwizować wraz z innymi materiałami opracowywanymi przed wszczęciem procedury.