Jednym z obowiązków zamawiającego jest dbanie o wysoką jakość realizacji zamówień publicznych. Niestety w realiach budżetowych wielu jednostek sektora finansów publicznych osiągnięcie tego celu jest niezwykle trudne, zwłaszcza, gdy zamawiający nie posiada zasobów pozwalających mu na samodzielny wybór najlepszego sposobu realizacji danego zamówienia. Wówczas warto sięgnąć po oferty wariantowe. Na czym polega to rozwiązanie?
Czy dopuszczalna jest oferta wariantowa?
Podstawą prawną do stosowania oferty wariantowej pozostaje art. 92 ust. 1 p.z.p., który stanowi, że zamawiający może dopuścić albo wymagać w ogłoszeniu o zamówieniu, a jeżeli ogłoszenie o zamówieniu nie było wymagane, w dokumentach zamówienia, złożenia oferty wariantowej. Oferta wariantowa musi być związana z przedmiotem zamówienia. Wobec tego jasne jest, że taka oferta nie może zostać złożona z inicjatywy wykonawcy, gdy zamawiający wprost nie dopuści jej stosowania. Decyzja w tym względzie zawsze należy do zamawiającego.
Na jednoznaczność w podejmowaniu decyzji w interesującym nas obszarze zwraca uwagę Krajowa Izba Odwoławcza. Zgodnie z jej wyrokiem z dnia 31 stycznia 2022 r., sygn. akt KIO 30/22 brak sformułowania stosownych postanowień w ogłoszeniu o zamówieniu oznacza, że wymaganie odnośnie możliwości lub obowiązku złożenia oferty wariantowej w danym postępowaniu nie występuje, gdyż wymaga ono jednoznacznego zakomunikowania wykonawcom w dokumentach zamówienia. Nie można wywodzić możliwości złożenia oferty wariantowej w sposób dorozumiany z jakichkolwiek innych postanowień SWZ, w szczególności wówczas, gdy odpowiednie jednoznaczne postanowienia w tym zakresie nie zostały przez Zamawiającego zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu.
Stosowanie oferty wariantowej – o czym pamiętać?
Z punktu widzenia wymagań Prawa zamówień publicznych dotyczących oferty wariantowej kluczowe znaczenie ma art. 92 ust. 2. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza możliwość złożenia oferty wariantowej, określa w dokumentach zamówienia:
- minimalne wymagania dla oferty wariantowej, oraz wymagania dotyczące ich składania, w szczególności informację o możliwości złożenia oferty wariantowej wraz z ofertą podstawową albo zamiast oferty podstawowej;
- kryteria oceny ofert, w sposób zapewniający możliwość ich zastosowania zarówno w odniesieniu do oferty podstawowej, jak i oferty wariantowej.
W związku z tym zamawiający powinien tak sformułować kryteria oceny ofert, aby miały one uniwersalny charakter, czyli nadawały się do zastosowania zarówno do oferty podstawowej, jak i wariantowej. Jest to tym bardziej istotne, gdy weźmie się pod uwagę, że oferty wariantowe czasami przedstawiają – mówiąc w pewnym uproszczeniu – alternatywny sposób realizacji zamówienia. Dlaczego?
Związek z przedmiotem zamówienia
Co prawda w obowiązującym Prawie zamówień publicznych nie ma legalnej definicji pojęcia „oferta wariantowa”, to najczęściej wskazuje się – chociażby w komentarzu do p.z.p. przygotowanym przez Urząd Zamówień Publicznych – iż jest to oferta „przewidująca użycie odmiennych materiałów, zastosowanie innej technologii, równoważne czy pełniące te same funkcje wyposażenie prowadzące do osiągnięcia założonego celu”. Oczywiście propozycje te zawsze muszą mieć związek z przedmiotem zamówienia, ale bez wątpienia pozwalają zamawiającemu na pozyskanie bardziej optymalnych rozwiązań, pochodzących od przedsiębiorców na co dzień zajmujących się pracą w danej branży. A co za tym idzie posiadających o wiele większe doświadczenie niż zamawiający.
Aby nie popaść w dowolność – która właściwie zawsze jest wykluczona na gruncie zamówień publicznych – zamawiający powinien dobrze przemyśleć a następnie sformułować minimalne wymagania dla oferty wariantowej. Dobrze, aby zawierały one precyzyjne i jednoznaczne standardy, które musi uwzględnić wykonawca sporządzający ofertę wariantową. Przy czym wymagania ta równie dobrze mogą definiować wszystkie, jak i niektóre elementy wykonania przedmiotu zamówienia.