Od wejścia w życie nowej Ustawy Prawo zamówień publicznych mijają kolejne kwartały. To oznacza, że zarówno Wykonawcy jak i Zamawiający przyzwyczajają się do nowej rzeczywistości. Jednym z kontrowersyjnych od lat tematów jest graniczny moment po którym uznaje się ofertę złożoną przez Wykonawcę, za ofertę złożoną po upływie terminu składania ofert. 

Nowe prawo zamówień publicznych poprzez elektroniczną formę i postać składania ofert w postępowaniach przetargowych radykalnie odmieniło czynności wykonywane przez zamawiającego. 

Przygoda Zamawiającego w tym zakresie rozpoczyna się od wyznaczenia właściwego (wynikającego z przepisów Prawa zamówień publicznych) i precyzyjnego terminu składania ofert. 

W przypadku choćby przetargu nieograniczonego jest to standardowe 35 dni liczone od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (zgodnie z art. 138 ust. 1.) w szczególnych przypadkach (określonych w art. 135 ust. 2) skrócone do 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

W dalszym ciągu Ustawodawca nie precyzuje granicznego momentu na złożenie oferty w zgodzie z powyższym terminem.

Kodeks cywilny w art. 111. §1 jasno wskazuje, że „Termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia”. Obecną praktyką jest zastosowanie tych zapisów w przypadku określenia precyzyjnego terminu składania ofert.

Czy wystarczy wyznaczyć go w formie daty i dokładnej godziny?

O sytuację sporną nietrudno, gdy Wykonawca do swoich obowiązków podchodzi na ostatnią chwilę, częstokrotnie w ostatnim dniu na składanie ofert.

Orzeczenie KIO nr 1074/14 z dnia 11.06.2014 roku wskazuje, że „zamawiający powinien przyjąć, że termin oznaczony w minutach kończy się z upływem ostatniej minuty” i przykładowo, jeśli: „termin ten był określony na 11:30” to „Termin ten upływał o 11:30:59”.

Mając na względzie powyższe, powstaje wśród świadomych Zamawiających praktyka doprecyzowania terminów wskazując rzeczywiste i graniczne momenty na przyjmowanie dokumentów. . Podobnie jak w przytoczonym orzecznictwie istotne jest sprawdzanie terminów: daty, godziny, minuty i ostatniej sekundy składającej się na tę minutę – przykład: dzień 07.07.2021 r., godzina 12:00:59.

Nowoczesne systemy teleinformatyczne mogą być wyposażone w kwalifikowany znacznik czasu, który potwierdza dokładny czas dostarczenia dokumentów. Platforma zakupowa PZP24.pl umożliwia. Zamawiającym ocenę, czy Wykonawca zmieścił się w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, a w sytuacjach spornych rozstrzygnie, czy doszło do przekroczenia wskazanego czasu. W takiej sytuacji ocena daty wpływu dokumentów jest tylko formalnością.

Jak możemy wybrnąć z sytuacji, jeśli ze strony Wykonawcy dojdzie do przekroczenia wyznaczonego terminu?

Stanowisko Urzędu Zamówień Publicznych dostępne w komentarzu do ustawy jest jednoznaczne: „Wobec obowiązku komunikacji elektronicznej, gdzie, za funkcjonowanie systemu służącego do składania ofert formalnie odpowiada zamawiający, »złożenie oferty po terminie« może nastąpić nie tylko na skutek działania lub zaniechania wykonawcy. Może być również efektem błędu lub awarii działania systemu. Ustawodawca w art. 226 ust. 1 pkt 1 Pzp przesądził, że oferta podlega weryfikacji, czy została złożona w terminie oraz pod kątem ewentualnych przyczyn ujawnienia się tej oferty w systemie teleinformatycznym zamawiającego po upływie terminu składania ofert. Zatem w okolicznościach, gdy wpływ oferty po terminie składania ofert nie budzi wątpliwości zamawiającego i nie nastąpiła awaria systemu teleinformatycznego, zamawiający odrzuca taką ofertę”.

Czy zatem systemy teleinformatyczne powinny uwzględniać oferty złożone po terminie? W opinii Ustawodawcy zdecydowanie TAK.

Ostatnim krokiem kończącym wątek oferty złożonej po terminie jest procedura otwarcia ofert zgodnie z art. 222 ust. 1 następująca niezwłocznie po upływie terminu składania ofert.

Ofertę złożoną po terminie ujmujemy w informacji z otwarcia ofert, ponieważ faktycznie zamawiający taką ofertę posiada.

Jeśli chcielibyście Państwo zweryfikować jak prawidłowo wyznaczyć termin składania ofert, a także, w jaki sposób narzędzia teleinformatyczne weryfikują moment złożenia dokumentów to Serdecznie zapraszamy do darmowej rejestracji na szkolenia organizowane przez platformę PZP24.pl.

Dodaj komentarz