Podpisanie a nawet wykonanie umowy w sprawie zamówienia publicznego wcale nie oznacza końca obowiązków, jakim musi sprostać zamawiający. Po zakończeniu postępowania w sprawie zamówienia publicznego oraz po wykonaniu wiążącej się z nim umowy zamawiający musi pamiętać o poprawnej archiwizacji dokumentów. Na jakich zasadach należy realizować te obowiązki? Jedną z najważniejszych kwestii pozostaje zagwarantowanie nienaruszalności oraz integralności dokumentów postępowania – w tym wszystkich załączników dołączonych do protokołu procedury.

Archiwizacja protokołu postępowania

Zgodnie z art. 78 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność. Jednak wskazany tu, czteroletni okres archiwizacji protokołu postępowania, podlega wydłużeniu. Dzieje się tak wówczas, gdy okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza cztery lata. W takich okolicznościach protokół postępowania wraz ze wszystkimi załącznikami musi być archiwizowany przez cały okres obowiązywania umowy. Nie wolno zapominać, że obowiązkiem zamawiającego jest dokumentowanie wszystkich istotnych czynności w postępowaniu oraz inne istotne zdarzenia w postępowaniu w zakresie komunikacji z wykonawcami oraz innymi podmiotami, a także w związku z udostępnianiem protokołu postępowania.

Prawidłowa archiwizacja protokołu i załączników do niego pełni różne funkcje. Jedną z najważniejszych bez wątpienia jest umożliwienie przeprowadzenia kontroli prawidłowości przeprowadzenia postępowania w sprawie zamówienia publicznego. Bez pełnej dokumentacji procedury organy uprawnione do kontroli właściwie tracą szansę na rzetelną ocenę przebiegu postępowania. Zamawiający może na tym tylko stracić. Zwłaszcza, że naruszenie reguł archiwizacji dokumentów samo w sobie jest przekroczeniem Prawa zamówień publicznych. Również wtedy, gdy materiały te są co prawda przechowywane, ale w nieodpowiedni sposób.

Zasady przechowywania protokołu i załączników

Kluczową kwestią przy archiwizacji dokumentów pozostaje konieczność zachowania ich integralności. Dokumentacja postępowania musi być przechowywana tak, jak została wytworzona. Jasno stanowi o tym art. 79 ust. 1 p.z.p., zgodnie z którym wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne składane lub wykorzystywane dla celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, a także przeprowadzanych wstępnych konsultacji rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu postępowania, są przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone lub przekazane.

Mówiąc w pewnym uproszczeniu materiały z postępowania w przedmiocie zamówienia publicznego przechowuje się w oryginale. Nie wolno w jakikolwiek sposób ingerować w ich treść bądź w formę. W każdej chwili – co najmniej przez cały okres archiwizacji – dokumenty te muszą móc zostać odtworzone na żądanie uprawnionego podmiotu. Dopuszczalnym jest, na co jasno wskazuje się w doktrynie, wydrukowanie dokumentu mającego postać elektroniczną lub zeskanowanie dokumentu złożonego w formie „papierowej”. Czynności te powinien dokonywać odpowiedzialny za archiwizację dokumentów postępowania.

Kto odpowiada za archiwizację?

Za prawidłową archiwizację dokumentów postępowania zawsze odpowiada zamawiający. Ma on natomiast możliwość powierzenia zadań w tym zakresie podmiotowi, z którego oprogramowania korzysta do prowadzenia postępowania. Warunkiem zastosowania tego rozwiązania pozostaje przekazanie zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem. Oznacza to, że zamawiający zawsze musi mieć w swoich zasobach dokumentację postępowania – przy czym nie w oryginale, ale w kopii. Daje to gwarancje, że nawet gdyby dostawca platformy nie wywiązał się ze swoich obowiązków, to i tak dokumentacja postępowania zostanie zachowana.