Ustawa z dnia 11.09.2019r. Prawo zamówień publicznych w Dziale I Rozdział 7 nakłada na Zamawiającego oraz Wykonawcę (z pewnymi wyjątkami określonymi w ustawie) stosowanie środków komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego
i w konkursach. 

Akt prawny  precyzuje także wymogi co do formy przesyłanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także oświadczenia, o którym mowa w art. 125 Pzp. lub wniosku, o którym mowa w art. 371 ust. 3 Pzp w przypadku zamawiających sektorowych.

W praktyce, często Zamawiający spotykają się z tym, że katalog wyżej wymienionych dokumentów Wykonawcy przesyłają w nieprawidłowej formie, co w konsekwencji powoduje, że są one nieważne, a nierzadko sama oferta podlega odrzuceniu. Ustawa określa, że, w postępowaniach lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, a także oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3 Pzp składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. 

W przypadku postępowań powyżej progów unijnych zachowanie elektronicznej formy czynności prawnej oznacza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wykonawca powinien pamiętać, że kwalifikowany podpis elektroniczny musi być wystawiony przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będący podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne. Podmioty takie są wpisane do rejestru Ministerstwa ds. informatyzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji.

W postępowaniach lub konkursie o wartości poniżej progów unijnych ofertę, wniosek
o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, a także oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp (tzw. zwykłe oświadczenie, którego wzór zazwyczaj opracowany jest przez zamawiającego) składa się w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jednym z tematów powszechnie poruszanych przez Zamawiających od wejścia w życie elektronizacji zamówień publicznych jest sposób weryfikacji składanych przez Wykonawców dokumentów pod kątem poprawnie złożonych podpisów elektronicznych.

Wybór narzędzia do weryfikacji podpisu, dalsza ocena otrzymanych wyników i podjęcie decyzji o uznaniu dokumentu za poprawnie podpisany nierzadko stanowi wyzwanie. 

W przypadku platformy przetargowej oferowanej przez PZP24.pl i kwalifikowanej usłudze walidacji zgodnej z unijnym rozporządzeniem eIDAS weryfikacja dokumentów dostarczonych przez Wykonawcę jest realizowana za „jednym kliknięciem” myszą wraz z poświadczeniem walidacji podpisu w formie raportu – transparentnie, automatycznie, bezbłędnie.