Automatyczny system powiadomień to skuteczne rozwiązanie, by nie przeoczyć ważnej korespondencji dotyczącej zamówienia publicznego. Od kiedy jest stosowany? Które platformy zakupowe wykorzystują to rozwiązanie? Czy jest ono tak samo skuteczne zarówno dla Wykonawcy, jak i dla Zamawiającego? O tym opowiemy w poniższym artykule.

System e-powiadomień w e-zamówieniach

Historycznie rzecz ujmując, zastosowanie elektronicznej komunikacji miało pomóc Zamawiającym w skutecznej komunikacji z Wykonawcami. Przed elektronizacją zamówień e-powiadomienia nie stanowiły ustawowego obowiązku w przetargach krajowych. Były jedynie rekomendacją i świadectwem  bezpiecznej formy porozumiewania się.

Od momentu wejścia w życie przepisów prawa zamówień publicznych elektronizujących przetargi o wartościach powyżej progów unijnych (październik 2018r.), zarówno proces ofertowania, jak również korespondencja w postępowaniu są prowadzone już wyłącznie w formie elektronicznej. Obowiązek elektronizacji w komunikacji wymusił na części platform zakupowych opracowanie odpowiedniego systemu powiadomień, który ma za zadanie ułatwić komunikację Zamawiającego z Wykonawcą. W efekcie tego zdecydowana większość Zamawiających komunikuje się wyłącznie za pośrednictwem platform zakupowych. Tylko niewielka część Zamawiających pozostała przy dotychczasowej, tradycyjnej formie komunikacji, jaką są wiadomości e-mail.

Kto określa sposób elektronicznej komunikacji w postępowaniu o zamówienie publiczne?

W rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843), to Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a zatem określa sposób elektronicznej komunikacji w SIWZ. Ma to już swoje konsekwencje w wyrokach KIO. Wydawane rozstrzygnięcia uzależnione są bowiem od rozstrzygnięć zawartych w instrukcji oraz regulaminie Zamawiającego, dotyczącego prowadzenia postępowania w sposób elektroniczny.

Dodatkowy czas dla Wykonawców na dostosowanie się

W dobie zagrożenia pandemicznego Urząd Zamówień Publicznych zalecił, aby komunikacją elektroniczną w e-zamówieniach objąć wszelką korespondencję występującą w postępowaniu, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, a także publikację pozostałych dokumentów. Zastosowanie komunikacji elektronicznej możliwe jest więc nie tylko przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ale także w jego trakcie. W efekcie zmiany sposobu komunikacji w postępowaniu, Zamawiający często wydłużają termin składania ofert, zapewniając tym samym Wykonawcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowej sytuacji.

Jak powiadomić Wykonawców o zmianie sposobu komunikacji?

Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający w uzasadnionych przypadkach jest uprawniony, na gruncie art. 38 ust. 4 ustawy PZP, do zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym sposobu komunikacji w postępowaniu. Dokonaną zmianę treści specyfikacji Zamawiający udostępnia na stronie internetowej oraz dokonuje zmiany ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Powiadomienia na platformach zakupowych – czy zawsze poinformują o wezwaniu Zamawiającego ?

Powiadomienia systemowe platformy zakupowej są skuteczne, jeżeli w danym momencie użytkownik jest do niej zalogowany. Stąd najbardziej efektywne okazują się w praktyce maile i połączenie obu form komunikatów, na platformie i w poczcie e-mail użytkownika. Dlatego oprócz komunikatów wyświetlanych na platformie zakupowej, powiadomienia w postaci alertu informujące o wszelkich zmianach w postępowaniu, są wysyłane na skrzynkę e-mail użytkownika.

Jak Wykonawcy radzą sobie z rozproszoną komunikacją?

Do dnia dzisiejszego nie została wdrożona jedna obowiązkowa platforma elektroniczna obsługująca przetargi. Mamy więc do czynienia z kilkunastoma platformami komercyjnymi różnych producentów. Taki stan rzeczy wymusza na Wykonawcach zakładanie odrębnych kont do każdej z platform, by móc się komunikować z poszczególnymi Zamawiającymi. Również nie rozwiązuje tego problemu nieodpłatna platforma rządowa w postaci MiniPortalu UZP opartego na e-PUAP. Także ona wymaga posiadania konta, logowania, osób uprawnionych itp.

Konsekwencją tego stanu są problemy komunikacyjne Wykonawców z Zamawiającymi. Wyobraźmy sobie Wykonawcę, który startuje jednocześnie w kilkunastu postępowaniach na różnych platformach zakupowych. W każdym z tych przetargów okresowo pojawia się bez żadnej przewidywalności jakaś korespondencja od Zamawiającego. Można więc założyć, że Wykonawca powinien sprawdzać korespondencję regularnie. Ale jak często powinien to robić? Z technicznego punktu widzenia, przy dużej liczbie postępowań, żaden z Wykonawców nie jest w stanie tych czynności wykonywać codziennie.

Automatyczne systemy powiadomień w postępowaniach o zamówienie publiczne

Pomocne w tej kwestii są rozwiązania informatyczne wysyłające automatyczne systemy powiadomień.  Komunikaty mają za zadanie pozwolić Wykonawcom, którzy ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego, aby byli traktowani w sposób równy z poszanowaniem zasady konkurencyjności, z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania.

Platforma zakupowa pzp24.pl a automatyzacja komunikacji

System powiadomień na platformie zakupowej pzp24.pl ma tak skonfigurowaną usługę, aby zasygnalizować Wykonawcy, że Zamawiający wysłał do niego wiadomość. Platforma zakupowa wysyła powiadomienie na wskazany e-mail informujący, że na platformie zamieszczono dokument do niego adresowany.

Z takiego rozwiązania zadowolona jest Pani Joanna Boruta reprezentująca Dział Zamówień Publicznych Szpitala Powiatowego w Radomsku:

„Zamówienia Publiczne polegają na terminowości. Niemożliwością jest ciągłe logowanie na platformie w celu sprawdzenia przychodzących dokumentów takich jak: zapytania do SWZ, czy uzupełnień. Dzięki powiadomieniom e-mail wysyłanym automatycznie przez platformę zakupową pzp24.pl możemy szybko zareagować na dane pismo i nic nie zostanie przeoczone. – po czym dodaje – Istotnym powiadomieniem jest również komunikat e-mail przypominający o terminie otwarcia ofert. Powiadomienia mailowe wysyłane z platformy zakupowej pzp24.pl są bardzo pomocne w naszej pracy, a sam system działa bez zastrzeżeń.”

Publikacja na platformie zakupowej a domniemanie doręczenia

Co w sytuacji, jeśli takie powiadomienie dotyczące postępowania przetargowego nie zostanie wygenerowane? Czy oznacza to, że Wykonawca może powiedzieć: skoro nie otrzymałem powiadomienia, to doręczenie pisma nie nastąpiło?

Odpowiedź zawarta jest w regulaminie platformy zakupowej, jaki Wykonawca musi zaakceptować. Zawiera on klauzulę o treści „za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się ich datę wczytania do systemu”. Zgodnie z tym zapisem, już w chwili zamieszczenia przez Zamawiającego na platformie takiego pisma, Wykonawca ma możliwość zapoznana się z jego treścią. W tej sytuacji to, czy system powiadomień zadziała poprawnie, nie ma już większego znaczenia. Terminy wyznaczone przez Zamawiającego, np. na uzupełnienie dokumentu, rozpoczynają już swój bieg, jak tylko pliki zostaną wczytane na platformę.

Kto ponosi odpowiedzialność za prawidłowe działanie platformy ?

Pamiętajmy, że to Zamawiający jako organizator przetargu ponosi odpowiedzialność za prawidłowe działanie platformy przetargowej. Dlatego też wszelkie problemy z działaniem systemu należy niezwłocznie zgłaszać pomocy technicznej administratora platformy i Zamawiającemu. Zaleca się również okresową kontrolę korespondencji bezpośrednio na platformie.