Prowadzenie postępowania w sprawie zamówienia publicznego wymaga odpowiedniej wiedzy oraz umiejętności, nierzadko wykraczających poza samą znajomość przepisów Prawa zamówień publicznych. Dlatego specjaliści od zamówień publicznych w wielu jednostkach są na wagę złota. Warto więc odpowiednio „gospodarować” ich pracą. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego dobrym pomysłem może okazać się swego rodzaju centralizacja postępowań. Jak ją przeprowadzić?

Uprawnienie organu wykonawczego JST

Na podstawie art. 41 Prawa zamówień publicznych organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego może wyznaczyć, spośród podległych sobie jednostek organizacyjnych, zamawiającego, który będzie właściwy do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub udzielenia zamówienia na rzecz tych jednostek, a także może określić sposób współdziałania z wyznaczonym zamawiającym. Warto od razu w tym kontekście przypomnieć, że organem wykonawczym gminy jest wójt (burmistrz, prezydent miasta); powiatu zarząd powiatu a województwa samorządowego zarząd województwa.

Podane uprawnienie ma charakter fakultatywny. Oznacza to, że organ wykonawcze może, ale nie musi z niego korzystać. Wszystko zależy więc od decyzji podjętej przez ten organ. Ponadto sięgnięcie po przedmiotowe uprawnienie nie wymaga wcześniejszego podjęcia uchwały przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, np. przez radę gminy. Ustawodawca po prostu nie przewidział takiego wymogu, co z kolei oznacza, że nawet, gdyby organ uchwałodawczy podjął tego typu uchwałę upoważniającą, to i tak nie miałaby ona znaczenia prawnego. Mogłaby więc zostać co najwyżej potraktowana jako uchwała intencyjna, w którym organ stanowiący wyraził swoją wolę.

Forma pisma jest konieczna

Organ wykonawczy podejmując decyzję o powierzeniu jednostce organizacyjnej samorządu przeprowadzanie postępowań w sprawie zamówień publicznych powinien zachować formę pisemną. Wymóg ten ściśle koresponduje z ogólnymi regułami prowadzenia postępowań w przedmiocie zamówień publicznych. Oprócz tego istotne pozostaje, co oczywiste, zachowanie ogólnych wymagań reprezentacji organu wykonawczego danej jednostki samorządu terytorialnego. Organy kolegialne muszą podjąć stosowną uchwałę. W przypadku organów jednoosobowych wystarczające jest wydanie stosownego zarządzenia lub skorzystanie z innego aktu wewnętrznego. Wszystko zależy tutaj od reguła kancelaryjnych obowiązujących w danej jednostce.

 Kiedy warto scentralizować zamówienia?

Omawianą instytucję Prawa zamówień publicznych należy postrzegać jako umożliwienie zwiększenia efektywności zamówień publicznych. Zwłaszcza w przypadku gmin, będących standardowo nie tylko podstawowymi, ale również najmniejszymi spośród jednostek samorządu terytorialnego, utworzenie jednego zamawiającego dla całej gminy może być szczególnie przydatne. Pozwala to nie tylko na optymalizację kosztów działalności, ale również na jak najbardziej efektywne zarządzanie personelem posiadającym niezbędną wiedzę i doświadczenie. Dlatego organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego najpierw powinien przeprowadzić solidną analizę posiadanych zasobów, a dopiero po tym dokonywać ewentualnych zmian w sposobie prowadzenia postępowań w przedmiocie zamówień publicznych.