Wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia albo opisu potrzeb i wymagań jest jednym z ważniejszych obowiązków zamawiającego – przy czym jego realizacja w dużej mierze zależy od terminu, w którym zostaną złożone zapytania co do tych dokumentów. Nierzadko odpowiedzi na pojawiające się wątpliwości nastręczają sporo kłopotów. Jednym ze sposobów na ich uniknięcie jest zorganizowania spotkania z wykonawcami. Kiedy i na jakich zasadach może się ono odbyć?
Możliwość zorganizowania zebrania
Zgodnie z art. 285 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający może zwołać zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań. Informację o terminie zebrania zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Nie ma cienia wątpliwości, że decyzję co do ewentualnego zorganizowania takiego zebrania podejmuje sam zamawiający, według własnego uznania. Nie ma on obowiązku przeprowadzania zebrania z wykonawcami, co nie oznacza, iż może lekceważyć pytania wpływającego do niego co do treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań. Jeżeli zostaną one złożone w odpowiednim terminie, to zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć pytającym.
Pomysł organizacji omawianego tu zebrania może zostać podjęty nawet wówczas, gdy zamawiający nie przewidywał wcześniej przeprowadzania spotkania z oferentami. Nie trzeba zamieszczać informacji o takim zamiarze w dokumentach postępowania, co oznacza, że zamawiający nie jest związany ich treścią. Tym samym nic nie stoi na przeszkodzie, aby zorganizować takie spotkanie właściwie na dowolnym etapie postępowania. Jedynym wymaganiem pozostaje tu opublikowanie informacji o takim zebraniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Zasadne jest – choć ustawodawca nie normuje tej kwestii – opublikowanie ogłoszenia o zebraniu na tyle wcześnie, aby każdy zainteresowany mógł na nie przybyć. Czy warto sięgać po ten instrument?
Kiedy warto zorganizować zebranie z wykonawcami?
W praktyce zebrania z wykonawcami nie są organizowane zbyt często, choć w wielu przypadkach mogą stanowić naprawdę użyteczne rozwiązanie. Przeprowadzenie takiego zebrania warto rozważyć przede wszystkim w przypadku rozbudowanych postępowań, gdy SWZ albo opis potrzeb i wymagań jest złożony, a jakiekolwiek niedomówienia co do treści tych dokumentów mogłyby negatywnie wpłynąć na realizację umowy. Ponadto zebranie wykonawców jest jednym z niewielu przypadków, w których zamawiający ma możliwość spotkania się z oferentami na żywo, z pominięciem konieczności zachowania pisemnej formy komunikacji. To nierzadko ułatwia rozwianie pojawiających się wątpliwości, ale jednocześnie determinuje wymagania co do przebiegu samego spotkania. O jakich wymaganiach mowa?
Obowiązki w trakcie i po zebraniu
Po zakończeniu zebrania, na mocy art. 285 ust. 2 p.z.p., zamawiający ma obowiązek sporządzić informację zawierającą zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań. Informację z zebrania udostępnia się na stronie internetowej prowadzonego postępowania. To zaś oznacza, że spotkanie zamawiającego z wykonawcami powinno być protokołowane. Właściwie trudno wyobrazić sobie w jaki sposób zamawiający byłby w stanie wypełnić obowiązki określone przez ustawodawcę w art. 285 ust. 2 p.z.p.
Dodatkowo w czasie przebiegu zebrania zamawiający nie może faworyzować niektórych wykonawców. Byłoby to sprzeczne z podstawowymi zasadami Prawa zamówień publicznych. Każdemu uczestnikowi zebrania – aczkolwiek obecność na nim nie jest obligatoryjna – należy umożliwić swobodne zadanie pytań zmierzających do wyjaśnienia treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań. Jedynie pytania, które nie dotyczą tych zagadnień mogą nie doczekać się odpowiedzi. Gdyby natomiast zamawiający nie był w stanie od ręki udzielić odpowiedzi na zasadne pytania wykonawców, należy je zaprotokołować, a odpowiedź zawrzeć w informacji z przebiegu zebrania.