Przypominamy, że wraz z wejściem w życie nowej ustawy PZP zostały wprowadzone w życie zmiany w ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Nasz webinar w temacie „Zmiany w ustawie o dyscyplinie finansów publicznych” zyskał ogromne zainteresowanie wśród uczestników szkolenia. Webinar w tym temacie przygotowała i poprowadziła Pani Marta Owczarczyk z Kancelarii Sadkowscy – Radca Prawny, Dyrektor Działu Prawa Zamówień Publicznych. W trakcie trwającego szkolenia oraz po jego zakończeniu pojawiło się wiele pytań. Wybraliśmy dla Państwa najciekawsze pytania i poprosiliśmy, aby nasz gość udzieli na nie odpowiedzi:

Czy każdą fakturę powyżej 500,00 zł należny traktować jako umowę?

W mojej opinii sam dokument faktury nie jest umową. Faktura jest dokumentem co do zasady towarzyszącym umowie. Może być np. umowa zawarta w formie ustnej a następnie do niej wystawiona faktura. W takim przypadku umowa nie będzie objęta obowiązkiem ujawnienia w rejestrze jako zawarta w formie nieobjętej przepisem art. 34a FPu:

Jeśli większość zakupów wymagających rejestracji dokonuję u dystrybutorów via e-mail, to w jaki sposób prowadzić ów rejestr i jakie informacje w nim zawierać? Czy chodzi o sam fakt wysłania takiego maila z potwierdzeniem realizacji zlecenia, czy należy zawrzeć jego treść, screen ekranu, tytuł i datę wysłania, personalia nadawcy i odbiorcy? Generalnie jak prawidłowo i wyczerpująco prowadzić rejestr w oparciu o transakcje mailowe?

Jeżeli wspomniane maile wyczerpują przesłanki zawarcia umowy w formie dokumentowej, to czy każda taka umowa powyżej 500 zł podlega ujawnieniu w rejestrze?

Tak jak wspomniałam podczas prezentacji nie wiadomo na chwilę obecną jak będzie od strony techniczno – funkcjonalnej wyglądał sam system informatyczny w formie którego będzie prowadzony ów rejestr.

Niewątpliwie jednak trzeba będzie umieścić wszelkie wymagane przepisem informacje, tj.:

1)           numer umowy – o ile taki nadano;

2)            datę i miejsce zawarcia umowy;

3)            okres obowiązywania umowy;

4)            oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;

5)            określenie przedmiotu umowy;

6)            wartość przedmiotu umowy;

7)            informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Ponadto w rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

Dla ustalenia daty i miejsca zawarcia umowy trzeba będzie odwołać się do zasad ogólnych unormowanych w przepisach kodeksu cywilnego.

Jak powinniśmy postępować z umowami, które nie mają jasno określonej kwoty, tylko w zależności od ilości zleceń w roku?

Nie ma w tym względzie jasnych wytycznych. Nie wiadomo też jak ostatecznie będzie wyglądał sam system i jak szczegółowo będzie określał dane wskazane w przepisie. Na chwilę obecną ja bym się skłaniała ku przyjęciu, iż w takim wypadku należy podać najszerszy możliwy zakres zobowiązania.  

Czy umowy cywilnoprawne, z osobami fizycznymi podlegają publikacji w rejestrze?

Tak. 

Jeśli umowa zawarta jest osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, czy możemy ujawnić jej dane? 

Publikowane w rejestrze mają być wszystkie dane, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, z tym zastrzeżeniem iż może ono podlegać ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

Umowa bezterminowa miesięcznie 200 PLN czy należy uwzględnić w rejestrze?

Tak.

Mam pytanie dotyczące formy dokumentowej. W mojej instytucji zazwyczaj do wykonawców wysyłane jest zlecenie o realizację zadania. Czy ta forma też wymaga rejestracji, gdyż w przepisach wewnętrznych forma umowy obowiązuje od 20 000 zł?

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Dokumentem jest zaś nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Pojęcie dokumentu zostało tak zdefiniowane, aby umowa mogła być zawarta na różnych nośnikach danych, nie tylko papierowych. Mogą więc to być m.in.: wiadomości e-mail, sms-y, uzgodnienia telefoniczne, nośniki informatyczne, skany podpisanych umów, pliki komputerowe, nagrania, itp.  Warunkiem koniecznym zatem dla zachowania formy dokumentowej jest więc możliwość indywidualizacji składającego oświadczenie oraz utrwalenie tego oświadczenia na jakimkolwiek nośniku informacji.

Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy w formie dokumentowej, a jej wartość jest powyżej 500 zł i spełnione są pozostałe przesłanki z art. 34a FPu to taka umowa będzie podlegała ujawnieniu w rejestrze.

Umowy na występy z Artystami/Agencjami na wykonanie koncertu, prezentację spektaklu podlegają udostępnieniu w rejestrze? Jak powinniśmy postąpić z umowami, w których widnieje klauzula, że strony zachowują poufność zapisów umowy oraz zobowiązują się zachować w tajemnicy?

Publikowane w rejestrze mają być wszystkie dane, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, z tym zastrzeżeniem iż może ono podlegać ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.

Chodzi o urząd gminy, czy każdy referat ma swoje numery umów oraz czy musimy prowadzić jednolitą numerację dla  wszystkich umów?

W mojej ocenie nie. Należy podać do rejestru taki numer jaki umowie nadano.

Czy aneks zawarty po 01.07.2022r. do umowy zawartej przed 01.01.2022r. również należy podać w rejestrze?

W mojej ocenie nie.

Czy umowy związane z postępowaniem sądowym np. powołanie biegłego, obrona z urzędu również podlega rejestrowi?

Nowe przepisy nie zawierają, żadnych wyłączeń w tym względzie.

Czy zaakceptowanie oferty na zakup części lub materiałów eksploatacyjnych przesłane w formie e-maila nosi znamiona umowy dokumentowej?  

Raczej tak. Warunkiem koniecznym dla zachowania formy dokumentowej jest możliwość indywidualizacji składającego oświadczenie oraz utrwalenie tego oświadczenia na jakimkolwiek nośniku informacji (mogą to być wiadomości e-mail).

Jeśli Gmina ma podpisaną umowę na dostawę energii dla wszystkich jednostek podlegających, to czy wszystkie jednostki wpisują tę umowę w swój rejestr czy wprowadza ją tylko Gmina ?

Trudno odpowiedzieć bo z pytania nie wynika czy Gmina w zakresie tych jednostek działa we własnym imieniu czy występuje z upoważnienia tych jednostek.  

Jak należy podać cenę (koszt) danej umowy, jeżeli nie jest to określone kwotowo, a uzależnione jest od np. ilości dostarczonego towaru?

Ja bym się skłaniała ku przyjęciu, iż w takim wypadku należy podać najszerszy możliwy zakres zobowiązania.  

Liczymy, że na zadane przez Państwa pytania zostały udzielone wyczerpujące odpowiedzi. Wierzymy, że wszystkie poruszone w nich kwestie okazały się dla Państwa dodatkową lub uzupełniającą wiedzą. 

Na naszym YouTubowym kanale mogą Państwo obejrzeć skrót z webinaru (link), który jest cennym uzupełnieniem powyższych pytań i odpowiedzi.