Podmiotowymi środkami dowodowymi, w sensie, jaki temu terminowi nadaje ustawodawca w Prawie zamówień publicznych, są środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Na podstawie tych środków dokonywana jest kwalifikacja podmiotowa wykonawców. Oczywiście to, jakie dokładnie dokumenty zamawiający może żądać tytułem podmiotowych środków dowodowych zależy nie tylko od jego woli, ale od treści rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Kiedy natomiast zamawiający w ogóle nie powinien wzywać wykonawcę do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych?
Negatywne przesłanki wezwania
Zgodnie z art. 127 Prawa zamówień publicznych zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:
- może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tych środków;
- podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia.
W takich okolicznościach zamawiający nie może wzywać wykonawcy do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych.
Jeżeli więc, przykładowo, określone informacje do dostępne w bezpłatnych i ogólnodostępnych bazach danych, to zamawiający powinien samodzielnie zweryfikować ich treść. Natomiast warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest jednoznaczne wskazanie przez wykonawcę wszelkich danych, niezbędnych do weryfikacji zapisów rejestrów. Gdyby wykonawca tego nie zrobił, to zamawiający powinien wezwać go do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych. Jasno wskazuje na to orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. W wyroku z dnia 27 października 2021 roku, sygn. akt 3007/21 KIO wskazała, że jeżeli wykonawca nie podał zamawiającemu informacji wymaganych przepisem art. 127 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych, to zamawiający nie miał podstaw prawnych do zaniechania wezwania wykonawcy do złożenia wymaganego przez siebie podmiotowego środka dowodowego.
Brak obowiązku wykonawcy
Ponadto wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność. Jednak skorzystanie z takiego mechanizmu jest dopuszczalne jedynie wtedy, gdy wykonawca wprost wskaże konkretne środki dowodowe oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność. Warunki te muszą zostać spełnione łącznie, a zamawiający w żadnym razie nie może „domyślać się” woli wykonawcy. Jeżeli ten nie zechce sięgnąć po posiadane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, te musi go wezwać do ich przedłożenia.
Natomiast w doktrynie dopuszcza się rozwiązanie, w którym zamawiający wiedząc, że w jego zasobach znajdują się dokumenty odpowiadające w swojej treści podmiotowym środkom dowodowym wymaganym w danym postępowaniu, może powiadomić wykonawcę o zamiarze ich „uznania”, wzywając go jednocześnie do potwierdzenia ich prawidłowości i aktualności. Bez takiego potwierdzenia w żadnej konfiguracji zamawiający nie może sięgnąć po posiadane podmiotowe środki dowodowe.
Co zrobić, gdy wykonawca pracował już dla zamawiającego?
Natomiast inną sytuacją jest przypadek, w którym wykonawca chce wykorzystać w nowym postępowaniu doświadczenie, jakie zdobył pracując już dla zamawiającego. Wówczas nie ma potrzeby na nowo przedstawiać dokumentów, które zachowały swoją aktualność. W końcu – co podniosła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 13 marca 2020 roku, sygn. akt KIO 439/20 – jeżeli wybrany wykonawca wskazał usługę wykonywaną na rzecz zamawiającego prowadzącego postępowanie, to nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie tej usługi, gdyż zamawiający jest w posiadaniu takich dokumentów i nie kwestionował prawidłowości wykonania tej usługi.