Jeżeli dokumenty przedłożone przez wykonawcę – czy to sama oferta, czy też podmiotowe lub przedmiotowe środki dowodowe – wzbudzają wątpliwości, to zamawiający powinien wezwać go do złożenia stosownych wyjaśnień. Jednak wyjaśnienia te nigdy nie mogą prowadzić do modyfikacji już złożonych i wiążących oświadczeń. Zamawiający więc zawsze musi zachować czujność, dokładnie weryfikując złożone oświadczenia z treścią dokumentów, które mają wyjaśniać. Jednocześnie, na co jasno wskazuje KIO w swoim orzecznictwie, obowiązek umożliwienia wykonawcy wyjaśnienia wątpliwości zamawiającego nie oznacza, iż prowadzący postępowanie ma się „dopraszać” o te wyjaśnienia i wielokrotnie wzywać wykonawcę do ich przedłożenia. Jakie więc są granice aktywności zamawiającego w omawianym obszarze?
Obowiązek wyjaśnienia wątpliwości w ofercie
Regułą wyrażoną w art. 107 ust. 1 Prawa zamówień publicznych jest, że jeżeli zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych, wykonawca składa je wraz z ofertą. Gdyby zaś wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Oczywiście, gdyby bez względu na treść przedmiotowego środka dowodowego oferta podlegałyby odrzuceniu albo zachodziłoby przesłanki unieważnienia postępowania, to zamawiający nie musi wzywać do jakichkolwiek uzupełnień. Ponadto zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
Podobne regulacje prawne odnoszą się do podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający w zależności od okoliczności konkretnego przypadku może wymagać albo ma obowiązek wymagać. Jednocześnie zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, niekrótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych. Także w przypadku podmiotowych środków dowodowych prawem zamawiającego jest żądanie wyjaśnień od wykonawcy. Nie znaczy to, że tego rodzaju żądania muszą być kierowane przez zamawiającego w nieskończoność. W końcu to w interesie wykonawcy pozostaje wykazanie, że spełnia wszelkie wymagania stawiane przez zamawiającego.
Granice obowiązku zamawiającego
Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 24 sierpnia 2026 roku, sygn. akt KIO 3367/26 – odwołując się do wcześniejszego orzecznictwa Izby – gospodarz postępowania uprawniony jest zweryfikować prawdziwość informacji podanych przez wykonawcę celem wykazania warunku udziału w postępowaniu. Jednak nie jest zadaniem Zamawiającego wyręczanie wykonawcy w wykazaniu warunku udziału w postępowaniu i poszukiwanie brakujących informacji niezbędnych do pozytywnej jego oceny, w sytuacji gdy złożone podmiotowe środki dowodowe są niekompletne czy wadliwe. Wykazanie warunków udziału w postępowaniu jest obowiązkiem wykonawcy, a jego realizacja niesie za sobą szereg doniosłych skutków prawnych, w tym związanych z wykluczeniem wykonawcy i odrzuceniem jego oferty.
Innymi słowy to zadaniem wykonawcy, a nie zamawiającego, jest wykazanie, że spełnia wszelkie warunki postawione w postępowaniu. Zamawiający jedynie weryfikuje dokumenty, które – w odpowiednim terminie – złożył wykonawca. Zawsze należy przy tym pamiętać, że po upływie terminu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu co do zasady dokumenty te nie mogą być modyfikowane. Co najwyżej można wyjaśniać ich treść bądź przekazywać te dokumenty, które – w ramach przewidzianych przez przepisy znajdujące zastosowanie w danej procedurze – składa się już po złożeniu oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.