Odrzucenie oferty jest najpoważniejszą z konsekwencji, jakie mogą spotkać wykonawcę, który nie sprostał przygotowaniu oferty zgodnie ze standardami określonymi przez ustawodawcę lub samego zamawiającego. Aby odrzucenie oferty było zgodne z prawem, zamawiający musi nie tylko korzystać z tej sankcji jedynie wtedy, gdy pozwala na to ustawodawca, ale również odpowiednio uzasadnić swoją decyzję. Reguła ta znajduje zastosowanie również do odrzucenia oferty z powodu rażąco niskiej ceny. W jakich przypadkach cena rażąco niska obliguje zamawiającego do odrzucenia oferty? Co zamawiający powinien zrobić, zanim odrzuci ofertę? W jaki sposób ocenić wyjaśnienia przedłożone przez wykonawcę?
Rażąco niska cena a odrzucenie oferty
Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 8 zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia. Oznacza to, że w sytuacji, gdy oferta zawiera cenę rażąco niską, zamawiający nie ma wyboru i musi odrzucić ofertę. Natomiast nie znaczy to, że decyzja ta ma zostać podjęta od razu, gdy tylko stwierdzi, że cena jest rażąco niska. Przede wszystkim zamawiający oceniając ceny złożonych ofert ma obowiązek zestawiać je z przedmiotem zamówienia, a nie z ofertami pozostałych wykonawców. Aczkolwiek średnia arytmetyczna cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu ma znaczenie przy ocenie, czy zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień.
Obowiązek skierowania do wykonawcy wezwania do złożenia wyjaśnień dotyczących zaproponowanej ceny powstaje, gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30 proc. wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 1, 5 i 10 p.z.p. Natomiast, jeżeli wskazany próg 30 proc. dotyczy różnicy ceny ofertowej w stosunku do wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, zaktualizowanej z uwzględnieniem okoliczności, które nastąpiły po wszczęciu postępowania, w szczególności istotnej zmiany cen rynkowych – zamawiający może, ale nie musi wzywać wykonawcę do przedłożenia wyjaśnień.
Ocena wyjaśnień złożonych przez wykonawcę
Jeżeli w okolicznościach danego postępowania zamawiający wezwał wykonawcę do złożenia wyjaśnień dotyczących zaproponowanej przez niego ceny, musi poczekać – przynajmniej przez czas wyznaczony wykonawcy na zajęcie stanowiska – na przedłożenie przez niego wyjaśnień. Oczywiście podlegają one ocenie zamawiającego, także pod kątem ustosunkowania się przez wykonawcę do wątpliwości wyartykułowanych w wezwaniu. Dopiero, gdy wyjaśnienia nie nadejdą lub okażą się niewystarczające, ofertę należy odrzucić.
Jak podkreśliła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 10 lipca 2026 roku, sygn. akt 2149/26 rażąco niskiej cenie lub koszcie można więc mówić, gdy albo wykonawca w ogóle nie udzieli wyjaśnień (względnie, udzieli, ale z uchybieniem zakreślonego przez zamawiającego terminu lub też udzieli w sposób nader ogólnikowy, niekompletny i niepoparty dowodami) albo udzieli wyjaśnień, ale takie wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu.
Co zrobić, gdy wyjaśnienia budzą wątpliwości?
W praktyce przed zamawiającymi nierzadko pojawia się wątpliwość co zrobić, gdy wyjaśnienia przesłane przez wykonawcę budzą wątpliwości. W przytoczonym powyżej wyroku KIO znalazło się stwierdzenie, że jeżeli zamawiający miał wątpliwości, czy dana pozycja przedłożonego jako dowód do wyjaśnień kosztorysu ze względu na swoją nazwę czy też wartość obejmuje swym zakresem określony element kosztotwórczy, przed podjęciem decyzji o odrzuceniu oferty wykonawcy, a więc najdotkliwszej sankcji eliminującej wykonawcę z możliwości uzyskania zamówienia, miał możliwość ponownego wezwania do wyjaśnień.
Należy pamiętać, że ustawodawca w ogóle nie unormował kwestii kierowania powtórnych wezwań do wykonawcy. Nie jest to ani wprost dozwolone, ani zakazane. Dlatego w doktrynie i orzecznictwie dopuszczalność ponawiania wezwań do wyjaśnień rażąco niskiej ceny jest zagadnieniem kontrowersyjnym. Natomiast biorąc pod uwagę fakt, że odrzucenie oferty musi zostać uzasadnione przez zamawiającego, nie powinien mieć on jakichkolwiek wątpliwości, co do tego, że zaoferowana cena rzeczywiście jest rażąco niska. Dlatego wydaje się, że w przypadkach, gdy wyjaśnienia wykonawcy są na tyle precyzyjne, że wymagają jedynie drobnych uszczegółowień, zamawiający śmiało może zastosować ponowne wezwanie. Natomiast, jeżeli wykonawca w ogóle nie zareagował na wezwanie do złożenia wyjaśnień bądź przesłane przez niego stanowisko nie odnosi się do meritum, raczej należy zrezygnować z ponownego wezwania.