W zdecydowanej większości postępowań zmierzających do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego większość kwestii obraca się wokół tego, co dokładnie zamawiający chce zlecić wykonawcy. Określenie przedmiotu zamówienia, a następnie jego poprawne opisanie w decydujący sposób wpływa na przebieg całej procedury oraz na wykonywanie samej umowy. Dlatego można przyjąć, że sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia w większości procedur jest podstawowym obowiązkiem zmawiającego, którego nie może przenosić na inne podmioty, w tym zwłaszcza na wykonawców.
Opis przedmiotu zamówienia – najważniejsze zasady
Zgodnie z art. 99 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jednocześnie zamawiający określa w opisie przedmiotu zamówienia wymagane cechy dostaw, usług lub robót budowlanych. Cechy te mogą odnosić się w szczególności do określonego procesu, metody produkcji, realizacji wymaganych dostaw, usług lub robót budowlanych, lub do konkretnego procesu innego etapu ich cyklu życia, nawet jeżeli te czynniki nie są ich istotnym elementem, pod warunkiem że są one związane z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalne do jego wartości i celów (art. 99 ust. 2 p.z.p.). Poza tym przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, w szczególności przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów (art. 99 ust. 4 p.z.p.).
Jak napisać opis przedmiotu zamówienia?
To najważniejsze, choć oczywiście nie jedyne regulacje dotyczące zasad opisywania przedmiotu zamówienia. W każdym razie bez wątpienia jednym z najważniejszych zagadnień w tym obszarze pozostaje takie opisanie przedmiotu zamówienia, aby na jego podstawie wykonawcy mogli skalkulować i przedstawić swoje oferty. Dlatego dokument ten musi mieć charakter wyczerpujący – taki, aby po zapoznaniu się z nim wykonawcy mieli szansę na oszacowania wszelkich ryzyk, jakie mogą wiązać się z podjęciem się realizacji danego zamówienia. To bardzo istotne również z punktu widzenia ochrony interesów zamawiającego. Otóż nie jest on uprawniony do przerzucania na wykonawców konsekwencji błędów i niedokładności zawartych w opisie przedmiotu zamówienia.
Co zamawiający miał na myśli?
Przede wszystkim zaś wykonawca nie może domyślać się o co tak naprawdę chodziło zamawiającemu, ani być zobowiązanym samodzielnie pozyskiwać informacji dotyczących prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Owszem, w Prawie zamówień publicznych istnieją przepisy normujące zadawanie pytań zamawiającemu czy przeprowadzanie z wykonawcami różnego rodzaju „wizji lokalnych”. Nie zmienia to jednak w niczym tego, że to do zamawiającego, który w dokumentach zamówienia powinien w sposób jasny przekazać wykonawcom informacje, pozwalające im na ocenę, co i w jakim wymiarze stanowi przedmiot zamówienia, jaki jest zakres świadczeń podlegających wycenie w ofercie. Opis przedmiotu zamówienia powinien być tak przedstawiony przez zamawiającego, aby pozwolił wykonawcom na równych zasadach, na sporządzenie oferty i określenie jej ceny z uwzględnieniem wszystkich czynników na nią wpływających (wyrok KIO z dnia 7 listopada 2025 r., sygn. akt 4174/25).
Jakość opisu przedmiotu zamówienia jest bez wątpienia jednym z najważniejszych dokumentów wpływających na efektywność samej realizacji zamówienia. Błędy popełnione podczas jego konstruowania prędzej czy później negatywnie wpłyną na samą procedurę wyboru wykonawcy bądź na realizację umowy. Dlatego naprawdę należy solidnie przemyśleć zapisy wprowadzane do opisu przedmiotu zamówienia