Efektywna praca wymaga planowania. Nie inaczej jest w przypadku zamówień publicznych. Tutaj planowanie jest wręcz szczególnie przydatne, gdyż generalnie większość procedur zmierzających do znalezienia wykonawcy zamówienia publicznego po prostu jest skomplikowana i wymaga sporego nakładu sił i środków. W przypadku zamówień publicznych planowanie nie jest jedynie kwestią dobrego zarządzania, ale również wymogiem prawnym, wynikającym z Prawa zamówień publicznych. Kto musi opracować specjalny plan zamówień? Co należy w nim ustalić? Czy dokument ten jest wiążący?

Kto ma obowiązek opracować plan zamówień?

Obowiązek opracowania planu postępowań o udzielenie zamówień dotyczy zamawiających, którymi są jednostki sektora finansów publicznych oraz inne, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, a także związki tych podmiotów. Nie ma przy tym przeszkód, aby podobny plan został opracowany również przez innych zamawiających. Choć decyzja w tym zakresie leży wyłącznie w ich gestii, to jednak bez wątpienia plan postępowań znacznie ułatwia zarządzanie zakupami, których dokonuje się w ramach Prawa zamówień publicznych. Warto więc go sporządzić.

Podmioty zobowiązane do sporządzenia planu muszą go stworzyć nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, np. przez radę gminy. Plan ma dotyczyć danego roku finansowego, a więc zawsze – co logiczne – musi być on ściśle powiązany z przyjętym budżetem. W końcu to budżet określa ramy finansowe, w których działa zamawiający, warunkując jednocześnie jego możliwości „zakupowe”.

Poza tym plan jest jawny. Ustawodawca nakazuje opublikować go w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego. Dzięki temu plan służy nie tylko zamawiającym, ale również wszystkim przedsiębiorcom zainteresowanym nabyciem statusu wykonawcy. Mogą oni zawczasu zorientować się, gdzie najpewniej pojawią się interesujące ich zamówienia.

Co musi zawierać plan zamówień?

W każdym planie postępowań o udzielenie zamówień powinny znaleźć się informacje dotyczące:

• przedmiotu zamówienia;
• rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
• przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia;
• orientacyjnej wartości zamówienia;
• przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Lista ta ma charakter podstawowy. Oznacza to, że w planie można zawrzeć jeszcze inne, dodatkowe informacje. Właściwie im bardziej szczegółowy będzie to dokument, tym lepiej – zarówno dla samego zamawiającego, jak i dla potencjalnych wykonawców.

Wzór omawianego tu planu został określony w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 roku w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień. Jest to bardzo prosty wzór, opracowany w formie tabeli z podziałem na zamówienia „unijne” i „krajowe”, wśród których wyszczególniono roboty budowlane, dostawy i usługi.

Wiążący czy niewiążący charakter?

Jednym z częściej pojawiających się pytań dotyczących planu postępowań jest jego wiążący charakter. Czy treść planu przesądza o tym, jakie postępowania w danym roku budżetowym zamawiający musi przeprowadzić? Otóż właściwie powszechnie przyjmuje się, że plan nie ma charakteru wiążącego w tym sensie, że zamawiający nie ma obowiązku przeprowadzić wszystkich postępowań w nim ujętych.

Może także zainicjować postępowania na zamówienia, które nie znalazły się w pierwotnej wersji planu. Ważne natomiast jest, aby plan był aktualny. Jeżeli więc w trakcie roku budżetowego zajdą zmiany prowadzące do zmodyfikowania zamierzeń zamawiającego, powinny zostać one uwzględnione w planie.

Biorąc pod uwagę te uwarunkowania prościej jest sporządzić plan nieco na wyrost, uwzględniając maksymalną paletę zamierzeń do zrealizowania w trybach przewidzianych przez Prawo zamówień publicznych w danym roku. Dzięki temu zamawiający unika konieczności częstej aktualizacji planu postępowań, co po prostu znacznie ułatwia mu pracę, pozwalając spokojnie skupić się na prowadzeniu samych postępowań.