Zanim zamawiający zdecyduje się na rozpoczęcie postępowania, którego celem jest wybór wykonawcy zamówienia publicznego najpierw powinien dokładnie przeanalizować, jakie są jego potrzeby, ile może kosztować ich realizacja oraz czy będzie w stanie sfinansować zamówienie. Niekiedy jednak zdarza się, że nawet dołożenie najwyższej staranności na etapie przygotowywania postępowania nie daje gwarancji, iż ostatecznie będzie możliwe dokończenie procedury. Czy można ją wówczas unieważnić?

Możliwość unieważnienia postępowania

Zgodnie z art. 256 Prawa zamówień publicznych zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Przepis ten określa fakultatywną przesłankę umorzenia postępowania, co oznacza, iż podjęcie tego rodzaju decyzji przez zamawiającego jest w tym przypadku jego prawem, a nie obowiązkiem.

Oczywiście nigdy nie można tracić z pola widzenia faktu, że podjęcie decyzji o unieważnieniu postępowania ma daleko idące skutki, zarówno dla zamawiającego, jak i dla wykonawców, którzy ubiegali się o pożądany przez siebie kontrakt. Dlatego przyjmuje się, iż zawsze przesłanki warunkujące dopuszczalność podjęcia przez zamawiającego takiego kroku muszą być wykładane ściśle, a więc tak, aby w drodze wykładni prawa nie dochodziło do „rozszerzania” ich znaczenia ponad to, co miał na myśli sam ustawodawca. Kiedy więc można przyjąć, iż dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione?

Jak rozumieć tę przesłankę?

Jednym z najlepszych sposobów poznania zamysłu ustawodawcy, którym kierował się przy tworzeniu określonych regulacji prawnych jest sięgnięcie do materiałów dokumentujących przebieg postępowania legislacyjnego. W przypadku ustaw szczególnie cenne pozostają przeważnie uzasadnienia projektów, choć nie zawsze projektodawcy traktują je z należytą uwagą. Niestety właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia na gruncie uzasadnienia projektu ustawy – Prawo zamówień publicznych w zakresie art. 256 obowiązującego p.z.p. Jego autorzy jedynie bardzo ogólnikowo podali, iż przepis ten ma za zadanie umożliwić zamawiającym unieważnienie postępowania wówczas, gdy jego dalsze prowadzenie „mija się z celem”.

Chodzi tu więc o przypadki, w których dalsze prowadzenie postępowania nie będzie miało sensu dla zamawiającego. Krajowa Izba Odwoławcza stoi na stanowisku, że okoliczności powodujące niecelowość kontynuowania procedury zmierzającej do udzielenia zamówienia publicznego muszą zaistnieć lub ujawnić się już po wszczęciu postepowania, najpóźniej do terminu składania ofert. Z punktu widzenia całości regulacji Prawa zamówień publicznych oznacza to, że o ile na początkowym etapie prowadzonego postępowania o udzielnie zamówienia zamawiający ma szeroko zakreślone uprawnienie do jego unieważnienia, o tyle po otwarciu ofert ulega ono zawężeniu do ściśle oznaczonych okoliczności (wyrok KIO z dnia 3 października 2022 roku, sygn. akt 2460/22).

Zawsze trzeba dbać o finanse publiczne

Nie zmienia to faktu, że decyzja o unieważnieniu postępowania na podstawie art. 256 p.z.p. powinna być podejmowana ostrożnie, przede wszystkim w perspektywie konieczności racjonalizowania wydatków publicznych. W zdecydowanej większości przypadków zamawiający jest także jednostką sektora finansów publicznych, podlegającą surowym zasadom wydatkowania środków publicznych. Gdyby więc zakończenie postępowania miało doprowadzić do pozyskania nieodpowiednich świadczeń, nieuzasadnionych z punktu widzenia racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, to bez wątpienia unieważnienie procedury jest pożądanym rozwiązaniem.

Jednocześnie okoliczności leżące u podstaw sięgnięcia po art. 256 p.z.p. muszą mieć charakter obiektywny – tak, aby zamawiający mógł w sposób niebudzący wątpliwości uzasadnić, iż rzeczywiście dalsze prowadzenie postępowania nie jest uzasadnione. W żadnym razie zaś przedmiotowa regulacja nie może stanowić dla zamawiającego usprawiedliwienia nierzetelnego przygotowania procedury, w tym ustalenia swoich potrzeb i szans na sfinansowanie ich zaspokojenia.