W zakresie regulacji zakupów podprogowych funkcjonuje stosunkowo duża dowolność stosowanych rozwiązań. Opracowując regulację z całą pewnością warto wziąć pod uwagę specyfikę danej jednostki organizacyjnej pod kątem nabywanych produktów oraz usług, ale także charakter realizowanych zakupów. Stosowany przedział do 30.000 EUR stwarza możliwości wypracowania efektywnej metodyki prowadzenia postępowań zakupowych, również
z uwzględnieniem tych realizowanych pod presją czasu. Zupełnie inny charakter będzie miał okazjonalny zakup kwiatów, a inny sprzętu IT na kwotę 25.000 zł.

Projektowanie regulaminu

W trakcie projektowania regulaminów zakupów podprogowych warto zwrócić uwagę na zagadnienia dotyczące prostoty, efektywności, ale także transparentności i zarządzania wiedzą
w organizacji oraz wykorzystania portalu e-usług.  Trudno jest w zasadzie mówić o modelowym rozwiązaniu. Bardzo dużo zależy w tym zakresie przede wszystkim od kultury organizacyjnej danej jednostki oraz charakteru zakupów, co w szczególności dotyczy niewielkich wartości. Regulaminy zakupowe mają zwykle do kilku do nawet kilkudziesięciu stron. Oczywiście im bardziej rozbudowany regulamin, tym bardziej szczegółowo opisany jest proces realizacji postępowań, ale jednocześnie wymaga większego przygotowania ze strony osób zaangażowanych w realizację zakupów. Podstawowa struktura regulaminu zakupów powinna uwzględniać metodykę prowadzenia postępowań, opis procesu, a także sposoby raportowania. Nowoczesne regulaminy przetargowe bardzo często opracowywane są również pod kątem klientów wewnętrznych, dla których czas realizacji postępowania odgrywa kluczową rolę.

Wdrożenie regulaminu

Opracowany i zaakceptowany regulamin warto wdrażać w formie szkolenia dla kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych, co stwarza możliwości wyjaśnienia technicznych
i metodycznych zagadnień związanych z realizacją postępowań. Przydatny może okazać się również pilotaż dla wybranych zakupów, lub w odniesieniu do wskazanych kategorii zakupowych. Realizacja pilotażu jest równocześnie walidacją wdrożonego rozwiązania organizacyjnego. Portal e-usług może stanowić integralną część pilotażu w sferze realizacji e-zakupów.

Platforma przetargowa w kontekście regulaminu zakupów podprogowych

Instytucje wdrażające platformy przetargowe powinny również uwzględnić specyfikę realizacji
e-postępowań, a  w szczególności sposób publikacji ogłoszeń, aktualizacji, składania ofert handlowych przez wykonawców oraz generowania raportów. Szczegółowe zapisy w regulaminie pozwalają w praktyce na efektywne wykorzystanie e-narzędzi w pracy osób odpowiedzialnych za realizację e-zakupów na portalu e-usług. Takie zakupy nie są powiązane z portalem e-zamówienia.