Uzasadnienie – decyzji administracyjnej czy orzeczenia sądu – ma bardzo duże znaczenie przede wszystkim dla ich adresatów. Z dobrze napisanego uzasadnienia zawsze można dowiedzieć się dlaczego organ wybrał takie, a nie inne rozstrzygnięcie. Nie inaczej jest w przypadku zamówień publicznych, gdzie zamawiający ma obowiązek uzasadniać szereg swoich decyzji. Od jakości tychże uzasadnień może zależeć zgodność z prawem całej procedury. Zwraca na to uwagę Krajowa Izba Odwoławcza, także w perspektywie konieczności uzasadniania odrzucenia oferty wykonawcy.
Charakter postępowania w sprawie zamówienia publicznego
Aby poprawnie napisać uzasadnienie czynności podjętych przez zamawiającego w ramach postępowania zmierzającego do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego – bez względu o jaką czynność dokładnie chodzi – najpierw trzeba zrozumieć, jaka jest dokładnie rola zamawiającego w tej procedurze. Zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie KIO często powraca słuszne stwierdzenie, że zamawiający jest „gospodarzem postępowania”. Owszem, odpowiada on za jego przebieg, ma szerokie możliwości kształtowania warunków, na jakich chce udzielić zamówienia, często ustawodawca wyposaża go w szereg uprawnień, ale nigdy nie znaczy to, że ma on prawo działać w sposób dowolny czy tym bardziej arbitralny.
Swoboda zamawiającego jest ograniczona przede wszystkim przez przepisy Prawa zamówień publicznych, które po prostu musi on stosować. Uzasadnienie decyzji zawsze ma na celu przede wszystkim „wytłumaczenie się” przez zamawiającego dlaczego w danych okolicznościach faktycznych postąpił tak, a nie inaczej. W praktyce oznacza to konieczność nie tylko prostego zreferowania obowiązujących przepisów prawa i stanu faktycznego sprawy, ale zwłaszcza wyjaśnienia w jaki sposób zamawiający rozumie regulacje prawne, po które sięgnął i dlaczego zastosował akurat te, na które się powołuje.
Jak napisać uzasadnienie odrzucenia oferty?
Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 9 marca 2026 roku, sygn. akr KIO 273/26 zamawiający, przekazując wykonawcom informacje, o których mowa w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty, w tym również o wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, obowiązany jest podać uzasadnienie faktyczne, także w przypadku odrzucenia oferty. Tym samym uzasadnienie faktyczne odrzucenia oferty powinno w sposób jednoznaczny i zrozumiały dla wykonawców (niebudzący żadnych wątpliwości) wskazać powody odrzucenia. Brak jednoznacznego i zrozumiałego dla wykonawców uzasadnienia odrzucenia oferty może stanowić podstawę wniesienia odwołania wobec czynności odrzucenia.
Z tych względów ograniczenie się w uzasadnieniu odrzucenia oferty do podania podstawy prawnej, na podstawie której zamawiający dokonał tej czynności jest niewystarczające – także wtedy, gdy zamawiający dosłownie przytoczył treść zastosowanej przez siebie regulacji Prawa zamówień publicznych. KIO podkreśla, że obowiązki zamawiającego w zakresie przekazywania wykonawcom uzasadnienia faktycznego swoich decyzji mają gwarantować wykonawcom ocenę prawidłowości działań zamawiającego i faktyczną (realną) możliwość skorzystanie ze środków ochrony prawnej.
Na uzupełnianie uzasadnienia przed KIO jest za późno
Zaskarżenie czynności podjętej przez zamawiającego do KIO prowadzi do tego, że uzasadnienie spornej czynności staje się jednym z kluczowych aspektów procedury, której przygląda się Krajowa Izba. Analizuje ona sprawę patrząc niejako wstecz, a więc bazując na tych materiałach, które zostały zgromadzone w jej toku. Zamawiający nie ma możliwość uzupełnić uzasadnienie na etapie postępowania odwoławczego. Może co najwyżej wyjaśnić jego treść, ale zawsze decydujące znaczenie będzie mieć literalna treść dokumentu sporządzonego w czasie procedury zmierzającej do wyboru wykonawcy. Jeżeli natomiast, po wniesieniu odwołania, zamawiający uzna, że popełnił błąd, np. nieprawidłowo uzasadniając swoją decyzję, zawsze ma prawo uwzględnić odwołanie w całości lub w części.